电子标签技术及其在档案管理中的应用

      1．前言  

　　RFID (Radio Frequency Iden—tification)即无线射频识别，常称为感应式电子晶片或感应卡、非接触卡、电子标签、电子条码等。 这种容编码、识别、数据采集、自动录入和快速处理等功能于一体的新兴信息技术以其独特的技术性能，广泛应用于各行各业，迅速地改变着人们的工作方式和生产作业管理，极大地提高了生产效率，在各种应用环境中得到了广泛应用。目前，此项技术在国内档案管理领域开始使用。

       2．档案管理的现状与问题 

　　(1)档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

      传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序 ，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将 目录连同档案一起封装入档案盒内。这种手工处理方式耗费大量劳动和时间，使得整个流程既繁琐又低效。 

　　(2)档案存放次序较易被打乱，档案查阅耗时长

      虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，需要将所有的档案筛选一遍，造成查找困难。

　　(3)档案的盘点操作不科学由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。 

　　(4)对失效档案的管理滞后

由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。 

      3．电子标签技术 (RFID)在档案管理中的应用 

　　3．1 RFID技术简介

      一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。读写器将特定格式的数据写入RFID标签， 然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。 

　　3．2 基于RFID的档案自动化管理系统功能模块设计 

      一套基于RFID技术的档案管理自动化管理系统，其主要由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成，如图1所示。  

　　RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，由RFID数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签；档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全性管理。 

　　3．2．1 RFID数据管理系统  

       该系统 由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器与手持式阅读器，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库；手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。

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　　3．2．2档案管理信息系统  

      该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。各子系统的主要功能如下： 

　　(1)储位管理子系统：该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号 自动匹配，从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。 

　　(2)查询管理子系统：在档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业。 

　　(3)销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限，当到达保管期限时，销毁管理子系统 自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作进一步处理。 

　　(4)安全管理子系统：当档案盒在非正常情况下离开储位，安装于储位区的阅读器将捕捉到这一信息，将档案信息无线传回管理系统，监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块，警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。

　　3．3基于RFID的硬件档案管理系统 

  　(1)标签信息项的设定 

      档案标签上储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、 档案密级、入库时间、保存期限、 档案内容摘要等。库位标签上储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。 

　　(2)标签安装 

      在档案标签中，将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档 案盒或档案文件上。而储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下 ，一般只需安装一次。储位标签直接安装在储位正下方的支撑横梁上。 

　　(3)阅读器安装 

      在档案室墙壁或天花板上安装阅读器，设备的正常工作需外接110— 240VAC电源适配器，并有局域网或无线局域网覆盖，以进行数据传输。 将RFID标签阅读器RJ45口与电脑网口相连接，从而可将RFID标签阅读 器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。

　　(4)天线安装

      为确保档案标签数据的读取， 需要根据档案室实际情况，包括档案柜、档案密集架的尺寸样式、材料来确定天线布置，确保最佳读写效果，天线需要定制。  

      4．RFID技术应用于档案管理信息的优点 

　　4．1读取便捷 

       RFID以非接触式读取信息，管理者无需打开档案盒，只需将粘有 RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名 目、数量、档案摘要等信息，有助于管理者实施库存档案的动态化管理。 

　　4．2读取速度快 

      RFID可以同时读取多个芯片信息，工作人员只需将其要借出的所有档案放在自助借还机上，根据提示进行相应的点键操作，就可以一次性地借出系统默认的最大限量的档案，将大大提高工作效率。 

　　4．3提高档案清点速度 

      使用RFID进行馆藏清点，只要用手持RFID阅读器沿着柜架上下扫描一遍，事先存入RFID标签里的档案信息都将一一呈现，这样不但极大地减轻了工作人员的劳动强度，简化了工作流程。 

　　4．4减少错架乱架率 

      采用RFID技术，只需在RFI阅读器中输入要找的档案，沿着柜架依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的档案时，立刻用声光报警，这使得查找工作变得非常方便，也能显着降低错架乱架率。 

      5．结束语 

      虽然RFID系统在实际应用中有一定的缺陷，但随着技术的成熟，标签成本的降低，行业标准的制定，这种现代化的技术有很大的发展潜力，如果使其服务于档案管理，将解决很多用传统技术难以解决的难题，为档案管理工作馆注入新的活力。