RFID 应用于公文流程点收之概念验证

　　台北市商业处隶属台北市政府产业发展局，负责台北市商业登记管理与营利事业统一发证、公司管理、商业管理与商业行政及商业辅导等业务。该处组织愿景为成为商业行政机关之最佳典范，提供商业登记、咨询诊断，资讯加值，人才培育等全方位商业服务。并定位自己为领航的商业行政机关。 

　　该处接受经济部委办办理设址台北市实收资本额未达新台币5亿元之公司登记业务，97年度受理案件数量为18万4,000余件。 99年度起，实收资本额达5亿元以上之公司登记亦将纳入业务范围，预估申请案件将再多增上万件。在人力编制有限情况下，业务相当繁重。台中、高雄两市也有类似的情况。 

　　台北市商业处受理之公司登记案件数量庞大，部份工作（销号、建档、扫瞄）需藉由委外厂商协助办理，提升单位生产力以面对未来商业活动之不断成长，成为当务之急。且申请登记案件于流程中经过多次点收耗费人力、时间，而且有遗漏及不易追查之虞。 

　　该处拟利用RFID科技，于申请案件收文后即贴上RFID标签，于收件→分文→陈核→销号→建档/扫描→档管各流程均以批次点收管控，达到流程透明化并提升申请案件点收速度及正确度。藉由结合RFID创新流程与原有资讯系统，自动提示并快速追查遗漏案件，提升服务生产力与客户满意度，成为领航商业行政机关。 

执行架构 

　　本计划验证执行架构如下图所示，由RFID公领域应用推动办公室POC团队负责召集，验证对象为台北市商业处之公文流程点收控管，主要验证执行单位为工研院，设备及器材由8家RFID合作厂商提供，应用软体发展则由2家公司担纲演出。 

图1、“RFID应用于公文流程点收之概念验证”执行架构图 

概念验证技术重点 

　　本计划验测目的如下： 

　　公司登记申请案件贴附RFID tag之选用。 
　　公司登记收文及各流程点(签)收RFID Reader之选用。 
　　生产力提升、流程透明度与正确度改善。 

　　关键验证项目如下： 

　　收件：逐案黏贴RFID标签管控。 
　　标签堆叠之读取测试。 
　　分文：承办人员点收查核有无误分案件。 
　　陈核：主管人员点收。 
　　销号、建档、扫描等委外派遣人力公司人员点收并作申请案件相关书件作业。 
　　档管：档案室人员点收并作归档作业。 
　　整合识别证系统。 

　　预期KPI如下： 

　　申请案件流程透明度能力：可随时追查申请案件于收件→分文→陈核→销号→建档/扫描→档管等流程之情况。 

　　公文流程点(签)收生产力： 缩短各流程公文点(签)收所需时间，提升公文流程点(签)收生产力30%以上。 

　　特殊警示告知：自动提示可能遗漏处理之申请案件，并显示其流程状态，不遗漏任何一个申请案。 

应用情境 

　　应用情境如下图所示，包含收件→分文→陈核→销号→建档/扫描→档管等流程，主要流程皆须执行签入与签出状态移转之作业，搭配作业人员之识别，可做到充分掌握每份公文之流程状态与处理负责人，当公文处理超出流程所允许之范围时（如流程滞留时间过长、超出限办时间…等），即有异常警示告知，使公文流程点收作业能迈向尽善尽美的道途上。 

图2、“RFID应用于公文流程点收之概念验证”应用情境图  

作业流程 

　　以下两图分别列示RFID使用前及使用后之作业流程。现行作业流程在各流程间，并无明确的点收作业，虽可节省点收时间，但也易造成公文处理状态不易追查、异常情况发生时（遗失、滞留、延误）无法事先警示的缺失。新流程比较明显的改变，在于以RFID科技串接各流程间的点收作业。 

图3、RFID使用前之作业流程 

　　导入RFID后，公文流程点收之流程如下。 

图4、RFID使用后之作业流程 

RFID应用需求 

　　在RFID应用需求上，可分三方面说明，分别是采用何种RFID标签、选取何种频段的读取器以及软体系统应考量那些功能？下表为RFID标签选用的考量因素： 

　　表1、RFID标签选用考量因素  
 

　　下表为读取设备之可能选项： 

　　表2、 读取设备可能选项  
  

　　下表为软体系统应考量之功能： 

　　表3、 软体系统应考量之功能 

基本性能测试 

基本性能验证情境 

　　基本性能测试主要是针对各项RFID产品的最基础性能作分析测试。本阶段共测试8种HF（全为被动式，其中4种乃专为堆叠用之PJM标签）及8种UHF标签（全为被动式），9款读取器（3款HF、2款HF PJM、 4款UHF）。测试情境共11项，如表4。 

　　表4、基本性能验测情境 

　　资料来源：经济部RFID公领域应用推动办公室整理 

　　标签贴覆可能位置之说明－标签需贴覆于公文上，但由于各种标签本身尺寸问题与相匹配之读取器读取范围限制，故须以公文可能贴覆位置(如下图中所示)中，选择适用之可快速感应最佳贴覆位置。 

　　资料来源：经济部RFID公领域应用推动办公室整理 

基本测试结果分析 

　　第一阶段基本验测结果可汇整如下： 

　　将所有测试结果，使用标准差与偏移误差量作统计分析后，可发现一般HF标签表现最差，尤其是在多份文件堆叠读取的时候，往往误差值很大，每次读取的穏定性非常差，故不能于此项验证计画中使用。 

　　而在PJM标签方面，多份文件堆叠读取测试表现最佳，但在可读取厚度须取决于Reader的天线设计。若选用较小型的天线，往往只能感应到10cm左右之高度，不符合此项验证计画的需求，故须特别选用2维天线来增加其感应高度。 PJM标签还有一项不利因素，就是目前市售金额仍较HF与UHF标签为高，亦是选择时一大考量。 

　　而在UHF标签方面，多份文件堆叠读取测试时若为单张纸就会产生很大的误差量，但若文件厚度增至多张纸(15张以上)则读取效果就会明显上升，若是在多份文件读取时配合移动reader则可将读取率提高至100%，而其标签与reader价格便宜亦是一大利基。 

　　将HF、 PJM、UHF三类测试结果比较如下： 

　　表5、标签HF、 PJM、UHF三类测试结果比较 

实验室情境模拟验证 

　　第二阶段应用情境模拟验证 

　　RFID设备经过基本性能验测之后，考量未来使用RFID的环境，继续于实验室内进行第二阶段的验测。本阶段验测的项目包含如下： 

　　RFID公文流程点收系统开发 

　　实际公文堆叠读取率分析(包括各种厚度与种类之公文堆叠读取率) 

　　应用系统功能测试(包括各流程收文分文点(签)收、 流程状态查询、遗漏件自动警示) 

　　情境试作与分析(包括完整公司登记情境实验室模拟测试) 

　　第二阶段重要成果 

　　第二阶段实验室模拟验证主要结果包含： 

　　完成“RFID公文流程点收系统”开发，包含支援HF PJM及UHF两个频段之系统。 

　　依据未来公司登记情境，完成实验室流程模拟测试，测试成果如下表（支援UHF频段之系统刚完成，截稿前尚来不及测试，仅列出针对HF PJM之测试结果）。 

 　　表6、实验室验测结果汇总  

验证系统概述 

　　“RFID公文流程点收系统”软硬体架构如下图所示。依作业流程特性区分，收件柜台自成一类，其余流程则归属同一类。 

图6、软硬体配置架构 

　　收件柜台为市政府商业处与申请公司登记民众接触的第一线，承办人收到申请案件之后，除建立文件档号、案号与相关基本资料之外，需将RFID标签贴附于申请文件上。因此所需的硬体包含个人用轻便型RFID读取机、具文件堆叠识别能力之RFID标签（机）、个人电脑等。 

　　其余流程因牵涉到文件堆叠读取与文件移转权责识别的需求，各流程所需的硬体包含员工识别证读取机（磁条读取机）、文件堆叠识别用RFID读取机、个人电脑等。 

　　此外，公文流程点收与追踪软体则贯穿各作业流程处理之需求，并达到公文堆叠点收、全流程状态追踪、公文滞留逾时与限办逾时警示通知的目的。 

　　软硬体整合后之系统实体架构如下图所示： 

图7、 系统实体架构 

　　资料来源：经济部RFID公领域应用推动办公室整理 

　　以下附上数则“RFID公文流程点收系统”的系统画面（软体系统由宝康科技开发）供参考。 

现场导入测试 

　　实验室验测完成后，进入第三阶段实地验测。本计划就98年11月18日于台北市商业处进行现场测试与观摩。本阶段验测的项目如下： 

　　依据现场环境因素调整硬体设定参数 
　　小范围完整流程导入试作 
　　RFID导入效果分析 
　　KPI量测 

　　现场观摩会测试项目及时程如下表，完整测试成果将于年底成果发表会中提出。 

　　表7、现场观摩会测试项目及时程  
  

结论 

　　经实验室情境验测后，本POC计划确认RFID应用于“公文流程点收”的可行性，相关KPI如下，也实现当初之计画目标： 

　　公文堆叠读取率100%（透过天线配置，文件堆叠厚度20公分以上）。 
　　平均堆叠读取时间小于1秒（几乎是即时）。 
　　异常文件抓漏比例：100%（此部份需软硬体之配合）。 

　　更完整的公文流程点收RFID应用分析与发展趋势，敬邀业界专家与会本办公室于12月2日及12月4 日分别于高雄及台北举办之“2009 RFID 应用推动成果暨研讨会”。