基于RFID技术的房地产档案管理

　　随着信息技术的广泛应用．人们越来越认识到新技术对提高管理和效益的重要性。20世纪90年代兴起的射频识别技术(Radio Frequency Identification，以下简 称RFID)，是一项利用射频信号通过空间耦合(交变磁场或电磁场)实现无接触信息传递并通过所传递的信息达到识别目的的技术。RFID技术在房地产档案管理中的应用，是在一定开发背景的设定下，通过对系统开发目标的确定，对基于RFID技术的房地产档案管理系统的研发进行研究。

　　1 开发背景假设

　　在房地产档案管理系统信息化的今天，房地产档案信息化系统的主要由信息利用、信息整理及实体管理三大功能模块构成。房地产档案管理系统的基本业务流程 见图1。虽然不同的部门、不同类型的档案具体内部执行有所不同，但从整体上看，系统均由上述三大功能模块组成。

图1 房地产档案管理系统的基本业务流程

　　在不失重点的前提下。本文只讨论基于RFID技术的房地产档案管理信息系统中的实体管理功能。智能化档案管理系统中实体管理功能包括库房位置信息管理、实体签收、档案转架、补充资料处理、档案盘点、出入库管理、实体内部调案管理等业务。文中关于房地产档案实体管理RFID智能化信息系统的开发背景假设如下：

　　(1)以档案袋为单位，每个档案袋上均附有电子标签。

　　(2)档案馆出入口处均安装有RFID读写器。

　　(3)档案实体在整个生命周期中，从档案建立起拥有的档案袋、在经档案整理部门、再到库房存放直至档案销毁之前，档案袋均不允许更换。

　　(4)每个档案架都贴有1个电子标签，称为档案架标，档案架的每层也分别贴有1个标签，称其为档案架层标。

　　(5)档案馆已有基于条形码技术的信息系统用于完成档案的整理、签收、入库、出库、盘点等流程的信息处理工作。系统开发目标：保证档案馆原有信息系统业务流程向智能档案管理新流程的顺利变革，实现以信息流管理为核心，将档案馆所有业务活动联系起来，完成档案电子标签信息的有效共享。

　　2 在档案管理系统中电子标签的选型

　　电子标签是档案管理RFID技术应用的硬件设计部分，但是电子标签的选型不仅影响到RFID技术应用过程的复杂性，而且直接影响到RFID自动识别信息系统的研发过程的复杂性。电子标签选型时主要考虑频率和存储容量两方面：中频(如l3．56 MHz)读写器的抗干扰能力较强，但可识别距离比高频(如915 MHz)读写器近，高频电子标签可被识别距离达5 m，而且被识别速度快、数据传输率高。现阶段，为降低国内档案管理系统RFID技术应用的难度及考虑到成本的问题，应避免在RFID档案管理系统的开发中牵涉过多的电子标签数据验证细节，保证信息系统能够以最简单的方式准确地获取、更新标签数据，所以应该尽量选择文用性强且已得到成功使用的电子标签及相应读写器设备，I3．56 MHz的电子标签比较符合以上要求。电子标签应采用可读写标签，目前可读写标签多采用EEPROM(电可擦除只读存储器)方式存储数据。

　　3 系统设计

　　3．1 系统体系架构设计

　　档案的管理是一项信息量大、变动关系复杂、事务性很强的行政管理工作，档案管理系统要求既兼顾到档案馆内部人员义考虑到外部远程用户。因此，采用us(客户端/服务器)模式与B/A/S三层(浏览器/应用服务器/数据库服务器)模式相结合的混合模式。对于内部用户，采用us模式，可提高档案数据采集的效率与操作简便性；对于外部用户采用B/A/S模式，以便于系统的发布与维护。充分利用浏览器方式的便捷，通过网络查阅有关房地产档案的信息。因此，在档案管理系统中采用B/A/S与C/S相结合的模式，既便于提高档案数据采集的效牢与操作简便性，提高了信息的安全性，又便于外部州户随时随地查询和调案，有利于系统的发布与维护。

　　3．2 系统数据库设计

　　数据库逻辑结构设计的过程就是建立数据模型的过程，数据模型包括层次模型、网状模型、关系模型和面向对象模型。关系模型是1970年美国的IBM首次提出的，自20世纪80年代以来推出的数据库管理系统几乎都支持这种关系模型，是目前应用最广泛的数据模型 因此，这里采用关系模型。

　　RFID系统所涉及的数据可分为三大类：数据源的数据(来自相关业务系统)、中间库数据、档案系统数据。其中，中间库中建立实体电子标签签收表，档案系统数据又分为临时信息和正式信息。档案系统数据由条形码数据库和RFID数据库一同构成，各类数据的组成和关系见图2。

　　(1)相关业务办理完毕后，业务系统按照约定的规则和数据标准，将业务信息(如房屋信息、权属人信息等)写人中间库，同时在中间库的条形码签收(交接)表、电子标签签收表中留下记录。档案实体南业务部门送交档案馆。

　　(2)档案馆收到文体档案时，进入系统，从条形码签收(交接)表中获取实体档案对应的电子信息，在签收文体时同时签收电子信息。签收时获取电子标签信息，存储在电子标签签收表中，档案管接收到档案实体时，中间库的业务信息、电子标签的相大信息将复制到档案馆系统的临时信息。这部分信息是不可对外利用的。

　　(3)档案馆人员对临H寸信息进行整理校对，对合格的数据进行标注。整理好的数据作为正式信息．即可对外利用。在RED档案管理系统数据库中。更新经过信息校对的档案在库电子标签签收表中的状态为“入库”，具有“入库”标志的档案可对外利用。

　　按业务管理类型来分，房地产档案管理系统的数据可以分为以下几类：流程管理数据、档案(实体)数据、业务数据、实体管理数据和系统管理数据。其中，档案业务数据包括房屋基本信息、产权人信息、他项权利信息、案件信息等。系统管理数据包括各类参数设置、用户设置、权限设置等。

　　3．3 RFID档案管理系统数据表

　　基于RFID的房地产档案实体管理系统的数据库中包含了档案追踪表、电子标签记录表、监控点记录表、实体电子签收表、已归档电子标签档案数据表、出库电子标签记录数据表、档案架电子标签数据表、档案架层标数据表等，以下根据业务功能的划分对这些重要表进行描述。

　　(1)电子标签记录表：记录了档案管理系统中所有合法电子标签的信息，当有新的档案标签签收、入库、出库时均要对标签的合法性加以检验。而只有记录在该表中的标签才视为合法的标签。档案架标、层标也要存此表中进行检验，只有合法的、存本表巾记录的标签才允许存系统中使用。标签lD是该表的主键。

　　(2)监控点记录表、档案追踪表：监控点记录表与档案追踪表是为实行档案的追踪而建立的；对于要监控的地点各安装读写设备，当档案实体标签进入读写器范围同时，便在系统中记录该标签的出现信息，如此初步实现了对档案实体的追踪。

图2 数据组成关系逻辑图

　　(3)实体电子签收表：实体电子标签档案签收表建立在中间库中，当电子标签档案签收时更新电子签收表中的信息。档案的签收表中，签收流水号是主键。

　　(4)已归档电子标签档案数据表、出库电子标签记录数据表：已归档电子标签档案数据表存放于正式库中，档案状态为“入库”时档案可对外利用，档案架标ID与档案架层标ID共同构成了档案存放的库房位置信息。出库电子标签记录数据表用于记录所有电子标签档案的出库记录。

　　(5)档案架电子标签数据表、档案架层标数据表：档案架电子标签数据表记录了档案架自身的信息，如档案架的层容量；档案架层标记录了该层可容纳档案容量、现已容纳的档案数以及现在库的档案数，便利了档案盘点时的统计。

　　(6)库房位置电子标签表：将库房位置与档案架标、档案架层标关联，库房位置lD是该表的主键，位置记录状态标志该位置档案是否存放已满，此属性为新档案入库位置分配提供帮助。

　　在现有条形码系统中有些表是可以直接被RFID系统中利用的，比方说档案信息表、房屋信息表、案件信息表、盘点表等，随着RFID系统的逐步扩大化它将最终完全取代条形码系统，而这些与业务相关的表在将来的应用中只需完全复制即可，现阶段在条形码系统与RFID系统共存的情况下只需授权给RFID系统读写这些表的权限即可。

　　3．4 电子标签数据格式

　　在设计射频卡数据结构时要考虑：

　　(1)将需频繁访问的实体特性的数据记录到卡本身，可以减少对数据库的频繁访问，通过读写器直接从电子标签中获取信息，使信息处理过程得到简化。

　　(2)根据电子标签不同的功能将电子标签分为3种类型：一种是贴在档案袋上的，称其为实体标签(Entity Tag)，可根据不同业务功能，确定不同的写入内容；第二种是贴在档案架上的，称其为架标(Bookshelf Tag)，如档案架编号、档案架容量(指档案架层数)；第三种贴在档案架的档案层上，称其为层标(Layer Tag)，如档案架标lD、层编号、层容量(指存放的档案数)、层现容量(指现存库档案的实数量)、盘点时间、盘点人。在系统巾对电子标签不同格式的处理利用XML文件来实现。

　　3．5 档案管理系统的追踪识别方案

　　房地产档案馆主要分为利用科、房产科、保管科3个部门，档案的活动范围也基本在这3个部门。在文中不考虑特殊情况，假设档案从业务部门送来后就活动在这3个部门 在数据库巾建立档案活动追踪表，用以追踪档案的实时位置。

　　在利用科、房产科、保管科均安装读写器，一旦标签进人读写器范围就对档案活动追踪表加以更新，记录标签进入读写器范围内的时间及地点，通过这种设汁将可以追踪卡当案的活动经历，便于档案管理。在任意时刻当人们想获取档案时便可查询到档案的大体位置。

　　在库房中通过建立架标、层标来实现对档案的定位；在库房内每个档案架上安装电子标签，该标签称为架标，记录库房档案架的编号；以架标为基础。在每个档案架的每层分别也粘贴电子标签，称其为层标；通过架标、层标的合作管理档案的位置信息。

　　库房管理员利用手持设备依次读取档案的架标、层标，然后读取档案实体标签，如若某档案实体放错位置，则显示出错信息，提示管理员将档案放人正确的位置，这样就解决了档案的乱架问题。当库房管理员要寻找某些档案时，也只需拿着手持读写设备即可快速查到档案的具体位置。通过这种识别方法同时加快了档案的盘点速度，使得档案的盘点变得智能化。管理员不必再像过去那样一本本地取出档案实体扫描条码进行盘点。

　　4 结语

　　无线射频识别技术作为一种先进的自动识别技术。代表着自动识别技术前进的方向，将对现代工业和服务产生革命性的影响。RFID在房地产档案管理中的应用，可以解决档案材料在交接和使用中效率低、劳动强度大等问题。加快了档案材料传递速度、减轻了工人劳动强度，全面提升了服务水平和管理水平。