基于条码技术的固定资产管理系统

一、 系统概述

1、固定资产管理系统概述

固定资产具有价值高，使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点。企事业、机关等的固定资产如果使用人工手动管理，将面临管理起来工作量大；固定资产的增加、减少、转移、租赁、停用、封存、闲置、报废和调拨等不易管理或者监管。因此，使用计算机通过固定资产管理系统对固定资产进行合理管理，提高了管理水平，提高了工作效率，提高了企事业单位的经济效益。

现在使用的比较普遍的固定资产管理方法是固定资产条码化管理，通过对条形码的跟踪帮助对资产的整个生命周期进行管理。

每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后，都会由计算机自动地打印生成不干胶条形码，条码上的内容可由用户自己设定，其中包括固定资产名称、购入日期、保管（使用部门）等内容。将条形码贴在固定资产实物上，既明显地区分固定资产的使用部门，又给盘点带来极大的方便，盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点，只须通过专门的条码识别器对固定资产上的条码阅读，条码信息自动存储在条形码识别器中。条码识别器采用电池供电，不必用电线连接，便于携带，读入的信息存储于条码识别器中。条码器中可以存储近数万条固定资产的编码，极大的提高了盘点速度，同时还避免了重复盘点或错盘。读入条码结束后，将条码识别器与电脑通过计算机相连接，迅速地获得资产的实际情况，通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余等变化情况。

2、条形码技术的优势

条码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。条码技术是在计算机的应用实践中产生和发展起来的一种自动识别技术，是为实现对信息的自动扫描而设计的。

      条码是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术，具有以下几个方面的优点：

(1) 制作简单。条码标签易于制作，对印刷技术设备和材料无特殊要求，扫描操作简单易行。

(2) 可靠准确。有资料可查键盘输入平均每300个字符一个错误，而条码输入平均每15000个字符一个错误。如果加上校验位出错率是千万分之一。

(3) 信息采集速度快。普通计算机的键盘录入速度是200字符/分钟，而利用条码扫描录入信息的速度是键盘录入的20倍。

(4) 采集信息量大。利用条码扫描，依次可以采集几十位字符的信息，而且可以通过选择不同码制的条码增加字符密度，使采集的信息量成倍增加。

(5) 灵活、实用。条码符号可以单独使用，也可以和有关设备组成识别系统实现自动化识别，同时，在没有自动识别设备时，也可实现手工键盘输入。

(6) 设备结构简单、成本低。条码符号识别设备的结构简单，操作容易，无需专门训练。与其他自动化识别技术相比较，推广应用条码技术，所需费用较低。

  由于条码技术的以上优点，所以它广泛应用于商品生产、流通、交通运输、资产管理、会员卡管理等多个方面。

3、固定资产管理系统引入条形码

由于固定资产使用地点分散的特点，即使在管理软件的支持下，固定资产标签的制定、填写或打印、粘贴、资产状态的跟踪，监管，盘点等工作的工作量并没有得到良好的改变和改进，固定资产管理依然是手工管理和计算机管理相结合。因此，需要引入条码来有效解决固定资产数据分散采集输入的瓶颈难题，这样才能将固定资产管理系统的功能最大化地发挥出来。

4、如何把条码技术引入固定资产管理

首先，对现有固定资产进行彻底清查，弄清系统内固定资产实况，并及时全面地掌握各科室固定资产的真实使用状况，做到对现有资产准确记录下来，如有可能，可以对资产对应到使用单位、使用部门、使用人员。

再对现有资产按资产类别、使用科室、购入年份进行统一编码，打印出条码，贴到相关资产上。然后利用软件系统对资产生命周期进行全程管理。从资产购置、入库、出库、调拨、维修，借用，转移、报废、盘点进行全程跟踪。资产的每一次变动，系统都详细的进行历史记录保留。这样就可以更灵活的调配资产，使资产管理的成本降低，资产利用率提高。管理工作也更加的严谨。

5、利用条形码固定资产管理系统能带来什么效益

 利用固定资产管理系统和PDA手持终端克服了传统管理模式下依赖纸面单据或通过手工方式记录原始数据而带来的低效及错误，解决了固定资产管理过程中的实物管理的问题，实现了信息流和实物流的统一，它可以给单位带来以下效益：

（1）规范了资产实物日常管理的流程，将各处级单位甚至各科室资产日常的管理纳入到装备管理科的统一监控之下。

（2）采用红外线扫描技术进行资产盘点，节省盘点时间，节约人力资源。提高了工作效率，盘点灵活正确，减少了误差。

（3）解决了固定资产实物的标识问题，实现了资产日常管理中数据的自动采集、录入，实现了资产状态的全程跟踪。

（4）简化了日常资产维修、报废、调配的操作程序，资产管理人员带着手持终端机就可在现场办公。

（5）实现单位的合理固定资产库存。系统中设置了库存量自动提示功能，当某一物品的数量低于所设的库存下限或高于所设的库存上限时，系统会自动提示，提醒管理人员注意。因此在采购固定资产时，由于能事先了解到现有库存情况，需要及时采购，不需购买等情况十分清楚，不会再出现重复购买或购买数量不足等情况，减少了差错。

（6）可协助建立起相对科学统一的供商评价平台，实现对供应商分级，以降低采购成本。

 

二、 功能简介

 

1、功能概述

 

固定资产管理系统软件覆盖了固定资产、低值易耗品的日常繁杂的管理、统计、核对等方方面面工作，通过国际成熟的条形码技术对固定资产实物从登记、转移、调拨，退出，资产的运行、借用、盘点、清理到报废、监管等方面进行全方位准确监管，结合资产分类统计等详细报表，真正实现"帐、卡、物"相符。系统中主要有以下功能：

 

1、权限管理（管理、监管）

 

2、资产条形码标签打印

 

3、资产数据查询（支持模糊查询、精确查询、复合查询）

 

4、资产调拨管理

 

5、资产借用、归还管理

 

6、资产维修管理

 

7、资产报废管理

 

8、资产盘点模块

 

9、资产盘点分析(自动生成盘亏、已盘、汇总报表，可导出EXCEL)

 

10、资产盘点历史记录

 

11、基础资料管理

 

12、资产履历表（包含调拨、借用归还、维修、报废等记录）

 

二、 系统功能

 

1、 日常管理

 

1.1、 资产信息管理

 

1.1.1、资产信息查询

 

根据资产信息关键字可查询资产信息，便于资产信息的查询准确率，可准确查询到单条记录，缩小查询结果范围，提高资产查询的准和全。

 

1.1.2、资产信息管理

 

按照资产类型进行资产分类，然后根据资产的属性进行资产信息的管理，不同的资产类别可实现不同的资产属性管理。

 

资产信息的基本属性有：资产条码、资产性质、资产分类、资产名称、资产规格、资产型号、计量单位、资产数量、资产原值、购置日期、购置方式、保管单位、保管部门、保管人员、存放地点、使用期限、供应厂商、入账编号、入账日期、使用单位、使用部门、使用人员、资产状态、出厂编号、保修期限、原资产号、原卡片号、是否盘点、累计折旧、净值、备注信息等。

 

1.1.3、打印条码

 

固定资产管理系统根据设置的条形码生成规则，在资产信息管理过程中自动生成资产条形码，如果连接有条码打印机，则自动打印出条码；然后把条形码粘贴到固定资产实物上，便于后期资产的跟踪管理。

 

1.1.4、导出EXCEL

 

固定资产系统可将资产基本信息导出为EXCEL，方便线下查看等。

 

1.2、资产借用与归还

 

1.2.1、资产借用与归还信息查询

 

资产借用包括借用单位，借用单号，借用人员，借用部门，借用时间，归还时间，归还状态等信息，资产归还包括归还单号，归还单位，归还部门，归还人员，归还时间等。

 

1.2.2、资产借用与归还

 

从资产列表中选中一个或多个资产添加到借用单号中，一个借用单号内可以包含多个资产信息。从查询到的资产借用信息中选择一个借用单号添加到归还单号中，归还单号中包含借用单号中的资产信息。

 

1.2.3、打印单据

 

打印单据打印资产借用单与资产归还单，其中包括单号基本信息以及一个单号内包含的固定资产信息。

 

1.2.4、资产借用与归还单号

 

固定资产系统自动生成资产借用与归还单号。

 

1.3、资产维修

 

1.3.1、资产维修信息查询

 

根据资产维修单号或者其他信息关键字检索资产维修信息，包括维修单号，送修日期，资产条码，批复日期，维修部门，维修费用等

 

1.3.2、资产维修管理

 

根据检索出来的资产基本信息，选择资产添加到资产维修单中，维修单号软件自动生成。

 

选择维修单号可以修改维修信息

 

选择维修单号可以删除对应的维修信息。

 

1.3.3、资产维修单打印

 

打印单据展示详细的维修单号信息，包括基本信息和审核信息。

 

2、变更管理

 

2.1、资产转移与接收

 

2.1.1、资产转移与接收信息查询

 

根据单号等查询信息，资产转移包括转移单号,转移时间,转入单位,转入部门,转入人员,存放地点,经办人员,经办时间,经办单位,经办部门,转移说明,拒接理由等信息。

 

2.1.2、资产转移

 

根据检索出来的资产基本信息，选择资产添加到资产转移单中，转移单号软件自动生成，一个转移单号可以有多个资产条目。

 

2.2、资产处理

 

2.2.1、资产调拨

 

（1）资产调拨查询

 

根据调拨单号等查询信息，资产调拨包括调拨单号,调拨时间,调入单位,调入部门,调入人员,存放地点,经办人员,经办单位,经办部门,经办时间,调拨说明,拒收理由等信息。

 

（2）资产调拨管理

 

根据检索出来的资产基本信息，选择资产添加到资产调拨单中，调拨单号软件自动生成，一个调拨单号可以有多个资产条目。

 

2.2.2、资产退出

 

（1）资产退出信息查询

 

根据退出单号等查询信息，资产退出包括退出单号,退出日期,退出方式,残值收入,经办人员,经办时间,经办部门,经办单位,退出说明等信息。

 

（2）资产退出管理

 

根据检索出来的资产基本信息，选择资产添加到资产退出单中，退出单号软件自动生成，一个退出单号可以有多个资产条目。

 

2.2.3、资产处置

 

（1）资产处置信息查询

 

根据处置单号等查询信息，资产处置包括处置单号,处置日期,处置方式,处置总价,处置费用,处置原因,委托公司,经办人员,经办单位,经办部门,处置备注等信息。

 

(2)资产处置管理

 

根据检索出来的资产基本信息，选择资产添加到资产处置单中，处置单号软件自动生成，一个处置单号可以有多个资产条目。

 

3、盘点管理

 

3.1、条码打印

 

3.1.1、资产条码打印

 

根据检索出来的资产基本信息，选择要打印条形码的资产，打印对应的条形码。

 

3.2、资产盘点管理

 

3.2.1、资产盘点任务信息查询

 

根据盘点任务编号，任务名称信息查询盘点任务单号信息。盘点任务包括任务编号,任务名称,输出方式,盘点单位,资产截至日期,任务截至日期,不盘点资产是否按盘到处理,单位模式,盘点类型,盘点说明等信息。

 

3.2.2、盘点任务管理

 

新增盘点任务，盘点任务单号固定资产系统自动生成。然后使用手持终端扫描固定资产的条形码，便于最终形成盘点记录。

 

对盘点任务进行删除与修改操作。

 

3.2.4、资产盘点

 

（1）上传手持终端的固定资产的盘点结果；

 

（2）固定资产系统上传盘点结果；

 

（3）固定资产系统提供盘点功能对盘点结果和系统中固定资产情况进行最终盘点，形成盘点结果和报表。

 

4、资产查询

 

4.1、有效资产信息查询

 

各局可根据资产性质、资产分类、使用单位等资产属性进行本局的有效资产信息的查询，而监管局可随时查询被监管的单位的有效资产信息。

 

4.2、转移资产信息查询

 

各局可根据资产性质、资产分类、使用单位等资产属性进行本局的转移资产信息的查询，而监管局可随时查询被监管的单位的转移资产信息。

 

4.3、调拨资产信息查询

 

各局可根据资产性质、资产分类、使用单位等资产属性进行本局的调拨资产信息的查询，而监管局可随时查询被监管的单位的调拨资产信息。

 

4.4、退出资产信息查询

 

各局可根据资产性质、资产分类、使用单位等资产属性进行本局的退出资产信息的查询，而监管局可随时查询被监管的单位的退出资产信息。

 

4.5、处置资产信息查询

 

各局可根据资产性质、资产分类、使用单位等资产属性进行本局的处置资产信息的查询，而监管局可随时查询被监管的单位的处置资产信息。

 

4.6、历史资产信息查询

 

各局可根据资产性质、资产分类、使用单位等资产属性进行本局的历史资产信息的查询，而监管局可随时查询被监管的单位的历史资产信息。

 

4.7、到期资产信息查询

 

各局可根据资产性质、资产分类、使用单位等资产属性进行本局的到期资产信息的查询，而监管局可随时查询被监管的单位的到期资产信息。

 

5、系统报表

 

5.1、生成报表

 

生成报表按部门分类，每个部门包括分类明细，资产明细，分类汇总等。

 

其他明细表可生成维修报表，借用归还报表等。

 

5.2、导出报表

 

将分类明细，资产明细，分类汇总生成的报表导出到Excel中。

 

5.3、打印报表

 

将分类明细，资产明细，分类汇总生成的报表以网页形式打印报表

 

     

 

6、系统设置

 

6.1、单位管理

 

根据需要添加、修改、删除及查询使用固定资产系统的单位，并且可以设定单位之间的监管关系。

 

6.2、部门管理

 

每个单位可以根据本单位的需要添加、修改、删除或查询本单位的所属部门信息，还可以对部门的部门名称等基本信息进行维护，操作简单方便。

 

6.3、人员管理

 

每个单位可以根据本单位的需要添加、修改、删除或查询本单位各个部门的所属人员信息，还可以对人员的用户名等基本信息进行维护，操作简单方便，并提供恢复初始密码功能。

 

6.4、存放地点管理

 

实现资产存放地点的查询、增加、修改和删除，形成存放地点字典表。

 

6.5、资产性质管理

 

实现资产性质的查询、增加、修改和删除，形成资产性质字典表。

 

6.6、资产分类管理

 

各单位根据本单位的需要进行资产分类划分，确定资产分类办法，资产分类可实现多层管理，使固定资产系统看起来更加直观，用户可以在资产分类管理模块中中直接对资产类别进行维护，如查询、增加、修改和删除。

 

6.7、供应商管理

 

实现供应厂商的查询、增加、修改和删除，便于前端进行资产管理。

 

7、权限管理

 

7.1、权限控制

 

权限控制主要用于管理固定资产系统中的用户、角色和权限设置，控制固定资产系统中单位或人员的权限。

 

（1）角色管理

 

固定资产管理员可以根据需要定义出各种角色，并将用户维护进入相应的角色，以便给用户赋权。

 

（2）权限设置

 

实现角色权限和用户权限两种权限设置功能，功能包括资产的整个生命周期过程的功能，资产管理员可干净角色或用户所能进行的操作范围为角色或用户设置每一项操作的权限，权限设置的方式包括功能权限和监管关系。监管单位具有资产转移、报废等资产复审的功能，监管单位可授权本单位的某人员完成审核工作。

 

7.2、 系统登录

 

用户根据所属单位、用户名及密码登录固定资产系统，根据资产管理员赋予的每人定的权限进行资产管理系统的操作。

 

7.2.1、 管理单位

 

管理单位登录固定资产系统，可以进行本单位固定资产的整个生命周期过程中的管理，但是对应并行单位的固定资产信息无权进行所有的操作。

 

7.2.2、监管单位

 

监管单位登录固定资产系统，除了能够对本单位的固定资产进行整个生命周期过程中的管理外，还能够对其下属的子公司进行资产报废、转移等的复审工作。

 

8、资产监管

 

系统中提供了资产监管模块，监管模块只有监管单位才能看见，监管单位可以对各个管理单位的固定资产进行监管，确保固定资产信息的可靠性。监管单位可以对管理单位的资产信息、资产变动、资产报废进行复审，管理单位申请的资产变动、报废等只有经过监管单位审核同意后，才能完成资产变动或报废，实现了监管单位对管理单位的固定资产的监管作用，避免资产混乱。

 

8.1、申请资产变动

 

当资产管理单位的资产出现变动时，需要向监管单位进行资产变动申请。系统中增加申请资产变动申请功能，申请后该资产置为审批状态，管理单位仍然可以看到该资产信息，只有监管单位同意审批后资产变动才能完成，不能够随心所欲变动已有资产。

 

8.2、资产变动审批

 

系统中提供资产审批功能，监管单位登录固定资产系统后可以进入审批模块对管理单位提出的申请的资产变动进行审批，如果同意则管理单位可以进行资产变动，不同意监管单位需要填写审批意见，终止此次变动申请。

 

8.3、审批信息查询

 

系统中提供审批信息查看、查询功能，资产管理单位进入该模块查看及查询自己申请的资产变动审批信息；监管单位可以查看及查询审批过的资产变动申请情况。

 

9、PDA手持终端

 

（1）资产信息查询

 

在资产日常管理中，PDA手持终端机有扫描及存储资产条码功能便于离线盘点。为了便于工作的高效和手持终端的合理利用，固定资产系统同时提供手持终端的在线资产查询功能，利用wifi上网方式与后台数据库通讯交换数据，查询资产基本信息。当利用手持终端进行条码扫描时，不仅可以将条码信息记录下来而且可在终端展示资产的名称、使用人、使用部门、使用年限等基本信息。

 

（2）盘点

 

使用手持终端离线扫描固定资产粘贴的条形码，把条形码信息存储于手持终端，然后手持终端利用USB接口与固定资产管理系统PC端进行大批量数据的交换，进行资产盘点，形成盘点结果及报表。

 

PDA手持终端在资产管理中可以实现一下功能：　　

 

第一：条码扫描，采集数据

 

资产管理人员通过PDA智能终端，扫描固定资产上的条码，快速采集条码信息，并自动记录在终端系统上，快速实现固定资产统计工作。

 

第二：快速盘点，高效管理

 

终端的条码扫描功能，通过扫描条码快速实现资产盘点，为企业提供了一种高效管理资产的方式。

 

第三：去除手工记账，减少盘点错误

 

强大的资产统计功能，具有自动化的特点，免除管理人员手工记账操作。实现了智能化计算资产盘盈盘亏结果，减少盘点过程中出现的错误。

 

第四：双边互导，获得信息

 

固定资产提供系统与PDA手持终端数据通过wifi无线传输，扫描后即可实时获得资产信息。