医院如何加强设备档案的建立?

　　医院的健康良好发展，离不开医院对各种档案的规范建立和管理。近年来，在“科技兴院”的战略的指引下，越来越多的医院加大对设备资金的投入，无论在种类还是数量上，都迅猛增加。为了延长设备的使用寿命，提高医院的经济效益，医院设备的档案管理也愈发被重视。为了充分发挥设备价值，如何去加强设备档案的建立和管理更是医院应该考虑的。

　　一、医疗设备档案的基本内容

　　何为医疗设备档案?简单地说，设备档案就是医院在购置和运行设备这两个过程中形成的以纸质为载体的文字材料。

　　在购置过程中，主要有设备申请单、可行性论证报告表、有关调查材料、审批文件、招标书、合同协议、到货通知、提货单、发票复印件及安装验收报告等。

　　在设备运行过程则有使用操作章程、维修管理办法和制度、故障维修记录、性能动态记录、设备拆除报废申请及处理情况、经济效益分析等等。

　　从上面我们看出，设备档案的形成过程其时间周期长，涉及环节跟人员多而杂，设备档案的管理确确实实是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。

　　二、建立医疗设备档案的意义

　　医疗设备作为医院实施医疗服务的物质基础，其好坏关联到患者的安全、医院的经济和声誉。对每一样设备的背景都有明朗详细的记录，能为以后医院经济效益的分析、设备的采购计划等提供翔实的凭证。

　　此外，对于设备在使用过程中遇到的问题，可以充分利用档案中建立的保修期和合同这些证据来处理，避免不必要的支出。比如，某医院新购置一台飞利浦的CT，保修期是三年，今年3月，因为设备故障告知厂家进行维修，销售公司说是保修期就是两年，现在维修要收取费用。面对数万元的维修费，设备管理人员连忙去查阅设备档案，证实保修期就是三年，于是跟厂家谈判协商，为医院省下了一笔不必要的开支。

　　保养和维修方面，通过查看档案材料，根据里面厂商资料、维修记录等主动、及时、准确地采取预防性保养维修，从而缩短停机时间，提高设备使用次数，减少修理费用，创造更多收益。

　　三、如何加强医疗设备档案的建立

　　医疗设备档案所具备的特点及其对医院管理的作用，让很多医院高度重视医院后勤设备科的管理，使之其制度化、科学化并规范化。

　　那么如何加强医疗设备档案的建立，让设备科管理走向科学规范化?对于这块，相信很多医院会在人员方面开始，加强设备管理员工的管理意识和素质，保证设备档案的收集、整理、移交和保存等工作的完成;接着就是操作实施方面，严格规定管理规章制度，主要是针对设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件的管理。

　　但问题是，面对医疗设备的庞大数量，而且与日俱增的趋势，但依靠人工的力量去加强医疗设备档案的建立，去管理大量设备，显然是不科学的。很简单的一个例子，比如一家医院要购置一批CT，科室进行申购时，为了设备的购买有保障有依据，就要通过各领导的层层审批签字，人工送抵的时间甚至领导不在要延时的各种耽搁时间，让流程更加漫长，造成人力、时间的大大损耗。

　　所以，引用自定义报表，自定义审批流程，1分钟快速生成报表才是医院设备档案建立的科学高效途径，这也就是医院设备科实现信息化管理。

　　在网络高速发展的今天，医院只要建立设备科信息化管理平台，就能通过账号登入，在后台就有设备申购管理、资产管理、维修保养管理、耗材管理以及证照管理等环节的自定义报表，可以进行记录、查阅、保存和打印等操作。

　　下面是山东一家三级甲等医院、通过搭建天方达的保力设备科管理平台来进行设备档案的管理，如图：展示的是其维修管理环节的界面以及维修故障统计报表。

　　医院采用的这个管理平台，将设备管理的申请购买、运行、保养、维修各个环节全程数字化，界面清晰简洁，并且拥有强大的数据自定义报表功能，方便管理人员对设备档案的高效科学管理，大大提高工作效率，降低医院人力物力资源浪费。

         利用管理平台可以为医疗设备管理档案解决以下几个方面的问题：

         采购记录：解决包括年度计划、申请、审批、招标、合同、采购验收、领用记录等信息问题。

        维修记录：解决包括科室报修、维修处理、验收、维修费用统计、工作量统计、维修故障统计等信息问题。

        保养记录：解决保养计划制定、保养计划实施、工作提醒、费用及工作量统计等信息问题。

        计量强检：解决包括计量合格记录、计量档案查询、设备巡检、急救设备管理、不良事件上报、产品召回等信息问题。

        使用记录：解决包括使用临床科室、使用时间、使用对象、病患手术知情承诺书等信息问题。

        报废处理：解决包括资产卡片、条码、分户电子帐、转科、报废、赠送等去向信息问题。