档案RFID智能管理信息化系统

　　一、 档案管理的现状与问题

　　近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：

　　(一)、档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

　　传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。

　　(二)、档案存放次序较易被打乱

　　虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。

　　(三)、档案查阅耗时长

　　随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。

　　(四)、档案的盘点操作不科学

　　由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。

　　(五)、对失效档案的管理滞后

有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。

　　二、 RFID技术应用于档案管理的方案设计

　　(一)RFID技术简介

　　RFID(Radio Frequency Identification)，即无线射频识别，是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。

　　(二)将RFID技术应用于档案管理，有着以下优点：

　　1、非接触式数据采集。。

　　2、快速扫描，且一次性数据处理量大。

　　3、标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。

　　4、安全性高。标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。

　　5、抗污染性能强和耐久性，传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。

　　6、体积小型化、形状多样化，RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。

　　7、可重复使用，现今的条形码印刷上去之后就无法更改，RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。

　　8、穿透性和无屏障阅读，在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。

　　9、标签具有EAS防盗功能，配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能

　　(三)基于RFID的档案自动化管理系统功能模块设计

　　如图1所示。

　　1、RFID数据管理系统

　　该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。

　　2、档案管理信息系统

　　该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。

　　3、系统具体功能如下：

　　(1)储位管理子系统：该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。。

　　(2)查询管理子系统：在档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业。

　　(3)销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限，当到达保管期限时，销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作进一步处理。管理人员也可由该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。

　　(4)安全管理子系统：该子系统负责档案防盗和现场监管，实施档案管理的安全机制。

　　(四)硬件设备的应用方案

　　一般来说，档案库房的面积较小，可选择高频或超高频(HF/UHF)频段的读写器和无源电子标签。RFID标签根据用途不同可以分为档案标签和储位标签。

　　1、标签信息项的设定

　　档案标签上储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。

　　库位标签上储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。

　　2、标签安装

　　² 在档案标签中，将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或档案文件上。² 而储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下，一般只需安装一次。

　　3、电子标签

　　4、阅读器安装

　　在档案室墙壁或天花板上安装阅读器，设备的正常工作需外接110 - 240 WAC电源适配器，并有局域网或无线局域网覆盖，以进行数据传输。将RFID标签阅读器RJ45口与电脑网口相连接，从而可将RFID标签阅读器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。

　　5、天线安装

　　为确保档案标签数据的读取，需要根据档案室实际情况，包括档案柜、档案密集架的尺寸样式、材料来确定天线布置，确保最佳读写效果，天线需要定制。

　　6、多天线分支器

　　WX-23 UHF RFID天线分支器是由文睿智能开发的最新一代产品。该分支器是一个可拥有1-8个接口的超高频天线分支器，它可用于联网和在实时档案资产跟踪及智能密集架中分配RFID天线。WX-3天线分支器由主天线分支器和从天线分支器组成。

　　主天线分支器的每个射频输出端口(ANT1~ANT8)可以连接多达32个RFID天线。也就是每个主天线分支器可以支援4个从天线分支器。注意:考虑到实际的应用场合，实际使用数量未必达到256个天线，请合理规划以发挥出最大效能。灵活的天线布置、扩大读写控制半径、大大节省系统成本。

　　(五)、 RFID技术应用于档案馆档案管理的流程设计

　　(1)入馆

　　新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。

　　档案入馆的流程如图2所示：

　　入库时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案盒信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案架，储位指示点亮起，管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入库完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。

　　(2)盘点

　　由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

　　(3)查阅

　　档案的查阅流程如图3所示：

　　在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库口时，出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。

　　(4)安全管理

　　安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能，以防止档案被毁、被盗等。

　　(5) 防毁管理

　　每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性,并存入RFID数据管理系统,由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后归还时，管理员对该档案的物理特性再次进行检测，并与档案借出之前的数据核对，从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。

　　(6)防盗管理

　　所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。

　　(7)销毁

　　档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时，将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中，当有档案达到保管期限时，销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。同时，管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令，由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息，实现对档案的有效期管理。