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条码技术在固定资产管理中的应用
摘要：固定资产是企业资产的重要组成部分，是保障各项工作川页利开展的重要物质基础。近些年出现的固定资产管理软件，虽然在很大程度上解决了手工记账方式的问题，但多数系统采用手工方式录入数据，不仅速度慢、易产生错误，而且存在资产管理中资产实物与账务信息脱节的严重问题，难以满足管理的需要，与先进的网络化管理方式不相适应。
固定资产是企业资产的重要组成部分，是保障各项工作川页利开展的重要物质基础。近些年出现的固定资产管理软件，虽然在很大程度上解决了手工记账方式的问题，但多数系统采用手工方式录入数据，不仅速度慢、易产生错误，而且存在资产管理中资产实物与账务信息脱节的严重问题，难以满足管理的需要，与先进的网络化管理方式不相适应。
科学地管理好固定资产是一项基础性的工作，良好的资产管理可以减少浪费，提高资产的利用率，直接降低运行成本。结合条码技术可以使得固定资产的管理变得轻松和简早。在固定资产管理中，条码的作用主要是实现快速、准确的数据采集。具有速度快、正确率高、易于制作、成本低的特点，极大地简化了作业，提高了工作效率。条码技术的引入有效地解决了信息流和贫产实物流的对应等固定资产管理的难题，使企业更轻松、更有效地管理固定资产。在本文中，我们将向大家详细介绍条码技术在行政事业等单位固定资产管理系统的应用。
一、行政事业单位固定资产管理系统的应用
固定资产是维系正常营运的必要的物质条件。固定资产结构是否合理，使用是否有效，核算是否正确，直接关系到资产实物管理和财务核算。因此，加强对固定资产的核算和管理，管好、用好固定资产，其目的是保护固定资产的安全、完整和提高固定资产的使用效率，充分发挥其效能，节约资金，对确保行政事业的健康发展和提高效益，具有十分重要的意义。
XX区人民政府是新近由二个区组建而成，地域扩展，资产迅速增长。为防治国有资产流失，达到优化配置，提高使用效益，节约国家财政开支等目的，决定在全区进一步规范行政事业单位固定资产管理，实现区级行政事业单位固定资产信息化管理。制定了行政事业单位固定资产管理暂行办法，成立了固定资产管理领导小组，下达了行政事业单位固定资产管理实施办法、范围、时间安排。
针对我公司提供的固定资产管理系统，结合区人民政府固定资产管理办法，对固定资产管理系统作了一定的客户化修正。
1．为确保资产的原始数据，在系统和建挡卡片上增加“资产归属”字段。该字段有2种状态：0和1，表示“XX区”和“YY区”。 系统的录入中可以进行选择，卡片显示方式为：—个多选框，文字为：XX区资产。该项选中时表示该资产是XX区的，未选中时为YY区的。
2．查询、报表、盘点界面中增加一个下拉列表。内容为：全区(XX区、YY区)并可以按所选的内容进行统计。其中选择“全区”时，相当于选择所有资产。
3．固定资产卡片设置成两类，分房产类和非房产类(阳·卡)。
4．根据行政事业单位细则，修改“购置方式”和以购置方式统计的相关报表。购置方式：预算内、预算外、自筹、调拨、捐赠、盘盈、其它。
5．修改“固定资产月统计表报二”和“固定资产分类统计年报表”。格式见“固定资产分类统计年报表．x：s”。其中购入合计二预算内+预算外+自筹。
6．修改“退出方式”和以退出方式统计的相关报表。退出方式：报废、转让、盘亏、失效、捐赠、调出。
7．加入“面积”字段，格式见“固定资产盘亏明细表．x，s”，增加打印预览，尤其是在“综合查询”中。
8．增设二级操作员权限管理
总部分二个级别的操作员，一个可以看到和操作下级单位的资产，另—个只能看到和操作本单位的资产。为确保全区固定资产系统所录入的数据和财务部登录保留的相关数据是一致的，区固定资产管理领导小组对固定资产原值或评估值及其在此基础上计算得出的固定资产折旧，资产的数量，录入的数据和时间，固定资产报废等事项和所属单位财务部门进行协调、沟通和统一。
行政事业单位固定资产管理实施办法相关制度及规章已制定：资产的录入及条码粘贴工作，负责人明确；资产的报废，转移，借用手续的制定及完善；原有同类资产建档的规定及相应措施。区所属单位资产管理部门提在供资产分类、资产所属部门、资产保管人等。
我公司项目组和XX区固定资产管理领导小组精心组织，分2—3批对区所属单位资产保管员及相关人员进行系统培训(系统的架构和操作)再进入实施阶段。
二、系统实施
固定资产管理系统一操作流程(见图1)
A．固定资产的分类及增加
固定资产管理系统中，所有的固定资产是完全按照国家标准进行划分和归类的。用户也可根据实际情况重新定义。对于一些特定的固定资产如：HUB的划分，有可能
是通讯设备使用的，也有可能是在网络设备中使用的，所以我们要在系统录入时作统一的归类。同时随着时间的推移还有可能会出现一些新的固定资产设备，对于这类固定资产的录入就需要进行固定资产类别的创建。在软件使用初期，建议在资产录入之前，使用查询功能，查询此资产的分类情况，要与以前的分类一致。
资产录入首先考虑名称，从名称上考虑用途，有特殊名称或用途的资产要在“备注”戊“睨明”中指明，每条资产录入时要落实到具体的品牌、型号和类型，比如“惠普6L激光打印机”，此名称将反映在标签上，要一目了然，刁；能只写“惠普”，避免同类产品过多时产生分歧，无法区分型号而影响效率。
B．行政机构所属部门和企事业有所不同，可在部门设置中增加和减少。
C．固定资产保管人明确。固定资产保管人要落实到位，每个部门可指定—人，负责保管本部门的所有资产，互相借用时要此人经手，落实到书面上。
D．使用期限与折旧月份
使用期限与折旧月份可以不同，以财务部门规定为准。行政机构的折旧方式不同于企事业，折旧率可根据具体的规定填入。
E．字符输入状态
2．资产录入时要注意字符输入状态，有些地方只能输入数字。
3．经审核后按部门产生资产条码及资产明细表
4．资产条码标签粘贴(带上条码标签及相关明细表)
5．盘点流程和注意事项
A．在资产盘点之前需要把该部门资产信息下载到条码阅读器中，然后带上固定资产盘点表，也可以把该部门的所有资产报表打印山来，以便现场查询。现场盘点时盘盈的资产阅读器会提示，马上与保管人联系，询问原因，纪录在固定资产盘点表。全部盘完成后，利用阅读器的查询功能，查询“异常”和“未盘点”信息，如有此情况马上与保管人联系，在另外一张固定资产盘点表—上记录所有资产的盘亏的信息，回来统一录入，按照记录内容进行数据调整，在“添加”、“删除”、“转移” 中对需要调整的资产进行调整。
B．针对性的设计第一次和第二次固定资产的盘点表格。在固定资产的盘点过程中第一次进行固定资产盘点时，我们会了解到固定具体名称、所在的部门、现在使用的状况等等。而对于第二次固定资产盘点时，会有我们在第一次固定资产盘点过程中不能准确反应固定资产所在的部门需要我们做相应的资产凋整，这个时候我们需要根据实际的情况进行固定资产的转移。
C． 规范系统实施过程中相关文档。在固定资产管理系统的实施中，有很多固定资产盘盈盘亏的数据，对于这些固定资产的数据，我们现场的系统实施工程师，往往认为固定资产盘盈盘亏的数据，不是特别多，已经做了相关的数据记载，而没有对记录的数据进行统一，保存、整理，结果导致在最终我们进行固定资产汇总时，数据无法对平。
D．制定固定资产盘点表
在进行固定资产条码的初次粘贴和盘点过程中可能会有一些固定资产无法在第—次完全实现一一对应，对于多出来固定资产实物，我们要进行现场的登记，以便下一步进行数据调整。
E．数据统计汇总
盘点过后上传数据时一定要先清空系统中的盘点表，以免以前的盘点数据和此次数据混淆。
F．异常情况处理(根据规定)
G．系统中资产修正
H．汇总统计
I．针对性处理
J．生成最终报表 (要求的报表格式与目前资产管理软件有部分不同，要稍作修改)生成最新月报后，要对所有资产进行锁定操作。因为如果生成报表后，需对资产进行锁定操作。这些资产一经锁定后，如对其及进行修改，系统将提醒用户重新生成月报表，以减少报表数据失真。
K．资产数据库保存
在“assets”中，有“assets．db”的数据库文件，所建固定资产资料都存储在里面，可以拷出来在其他机器上使用和备份。
此外，什么情况下使用资产的拆分功能? —般资产是不能拆分的，但对某些特殊情况，如房产的产权变化时需把原房产拆开后分别处理，对于拆分后的几个资产的原值之和与面积之和要等于拆分之前的原值与面积。
经过—个多月的时间，我们完成了全区固定资产管理整个系统的实施和整合，包括集中式服务器端和几十个工作站点、网络运行、内外网切换等等。
在区固定资产管理领导小组统一指导下，区下属单位资产管理部门的共同努力，《行政事业单位固定资产管理系统》运行良好。经过—段时间的固定资产管理系统的正常使用，《行政事业单位固定资产管理系统》通过区人民政府：下属五大单位联合举行的系统测试和验收(验收包括：数据备份、数据采集功能、系统运行速度、综合查询、系统授权功能等几十项验收项目)。会议一致认为，《行政事业单位固定资产管理系统》软件开发符合要求，系统运行良好，予以验收合格。
使用该系统以后，实现了全区固定资产的统一管理，区资产管理部门可以实时地掌握全区固定资产使用情况，各下属单位购入每一件资产以后都必须及时记，并打印条码。这时区或下属单位的管理者可以在计箅机中跟踪出资产的购入情况，通过组合查询可以了解到一个或多个单位以至全区的资产购入。每年区资产管理部门对下属单位盘点清查工作可以先通过查询发现可能发生的问题，并组织专门人员重点地清查，做到有很强的针对性，通过固定资产管理系统中的统计分析功能可方便地了解到下属单位固定资产的异动变化，及时调查出问题的根源。例如，查询某单位固定资产年度变化不但可以掌握资产增长总额与百分比，还可以细化到一类资产、一种资产的变化情况，这些工作在手工方式下进行往往要花多人花费数周时间，经过繁重地计算工作才能获取所需的信息。对于任何一件资产，可以查询出它的全部情况，包括购人、时间、价值、折旧后价值、使用单位、使用部门、保管人、资产转移情况等所有相关信息，在起到加强监督、明确责任方面起到了巨大的作用。
建立后的固定资产管理系统起到了固定资产购置审批的辅助工具，在审批过程中，审批部门只要通过相应的资产管理功能，对申请部门的现存资产情况作详细查询，这种查询结果成了审批的第一手决策资料。更多固定资产解决方案：http://www.visiontech.com.cn/zichan/
科学地管理好固定资产是一项基础性的工作，良好的资产管理可以减少浪费，提高资产的利用率，直接降低运行成本。结合条码技术可以使得固定资产的管理变得轻松和简早。在固定资产管理中，条码的作用主要是实现快速、准确的数据采集。具有速度快、正确率高、易于制作、成本低的特点，极大地简化了作业，提高了工作效率。条码技术的引入有效地解决了信息流和贫产实物流的对应等固定资产管理的难题，使企业更轻松、更有效地管理固定资产。在本文中，我们将向大家详细介绍条码技术在行政事业等单位固定资产管理系统的应用。
一、行政事业单位固定资产管理系统的应用
固定资产是维系正常营运的必要的物质条件。固定资产结构是否合理，使用是否有效，核算是否正确，直接关系到资产实物管理和财务核算。因此，加强对固定资产的核算和管理，管好、用好固定资产，其目的是保护固定资产的安全、完整和提高固定资产的使用效率，充分发挥其效能，节约资金，对确保行政事业的健康发展和提高效益，具有十分重要的意义。
XX区人民政府是新近由二个区组建而成，地域扩展，资产迅速增长。为防治国有资产流失，达到优化配置，提高使用效益，节约国家财政开支等目的，决定在全区进一步规范行政事业单位固定资产管理，实现区级行政事业单位固定资产信息化管理。制定了行政事业单位固定资产管理暂行办法，成立了固定资产管理领导小组，下达了行政事业单位固定资产管理实施办法、范围、时间安排。
针对我公司提供的固定资产管理系统，结合区人民政府固定资产管理办法，对固定资产管理系统作了一定的客户化修正。
1．为确保资产的原始数据，在系统和建挡卡片上增加“资产归属”字段。该字段有2种状态：0和1，表示“XX区”和“YY区”。 系统的录入中可以进行选择，卡片显示方式为：—个多选框，文字为：XX区资产。该项选中时表示该资产是XX区的，未选中时为YY区的。
2．查询、报表、盘点界面中增加一个下拉列表。内容为：全区(XX区、YY区)并可以按所选的内容进行统计。其中选择“全区”时，相当于选择所有资产。
3．固定资产卡片设置成两类，分房产类和非房产类(阳·卡)。
4．根据行政事业单位细则，修改“购置方式”和以购置方式统计的相关报表。购置方式：预算内、预算外、自筹、调拨、捐赠、盘盈、其它。
5．修改“固定资产月统计表报二”和“固定资产分类统计年报表”。格式见“固定资产分类统计年报表．x：s”。其中购入合计二预算内+预算外+自筹。
6．修改“退出方式”和以退出方式统计的相关报表。退出方式：报废、转让、盘亏、失效、捐赠、调出。
7．加入“面积”字段，格式见“固定资产盘亏明细表．x，s”，增加打印预览，尤其是在“综合查询”中。
8．增设二级操作员权限管理
总部分二个级别的操作员，一个可以看到和操作下级单位的资产，另—个只能看到和操作本单位的资产。为确保全区固定资产系统所录入的数据和财务部登录保留的相关数据是一致的，区固定资产管理领导小组对固定资产原值或评估值及其在此基础上计算得出的固定资产折旧，资产的数量，录入的数据和时间，固定资产报废等事项和所属单位财务部门进行协调、沟通和统一。
行政事业单位固定资产管理实施办法相关制度及规章已制定：资产的录入及条码粘贴工作，负责人明确；资产的报废，转移，借用手续的制定及完善；原有同类资产建档的规定及相应措施。区所属单位资产管理部门提在供资产分类、资产所属部门、资产保管人等。
我公司项目组和XX区固定资产管理领导小组精心组织，分2—3批对区所属单位资产保管员及相关人员进行系统培训(系统的架构和操作)再进入实施阶段。
二、系统实施
固定资产管理系统一操作流程(见图1)
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1、资产信息录入A．固定资产的分类及增加
固定资产管理系统中，所有的固定资产是完全按照国家标准进行划分和归类的。用户也可根据实际情况重新定义。对于一些特定的固定资产如：HUB的划分，有可能
是通讯设备使用的，也有可能是在网络设备中使用的，所以我们要在系统录入时作统一的归类。同时随着时间的推移还有可能会出现一些新的固定资产设备，对于这类固定资产的录入就需要进行固定资产类别的创建。在软件使用初期，建议在资产录入之前，使用查询功能，查询此资产的分类情况，要与以前的分类一致。
资产录入首先考虑名称，从名称上考虑用途，有特殊名称或用途的资产要在“备注”戊“睨明”中指明，每条资产录入时要落实到具体的品牌、型号和类型，比如“惠普6L激光打印机”，此名称将反映在标签上，要一目了然，刁；能只写“惠普”，避免同类产品过多时产生分歧，无法区分型号而影响效率。
B．行政机构所属部门和企事业有所不同，可在部门设置中增加和减少。
C．固定资产保管人明确。固定资产保管人要落实到位，每个部门可指定—人，负责保管本部门的所有资产，互相借用时要此人经手，落实到书面上。
D．使用期限与折旧月份
使用期限与折旧月份可以不同，以财务部门规定为准。行政机构的折旧方式不同于企事业，折旧率可根据具体的规定填入。
E．字符输入状态
2．资产录入时要注意字符输入状态，有些地方只能输入数字。
3．经审核后按部门产生资产条码及资产明细表
4．资产条码标签粘贴(带上条码标签及相关明细表)
5．盘点流程和注意事项
A．在资产盘点之前需要把该部门资产信息下载到条码阅读器中，然后带上固定资产盘点表，也可以把该部门的所有资产报表打印山来，以便现场查询。现场盘点时盘盈的资产阅读器会提示，马上与保管人联系，询问原因，纪录在固定资产盘点表。全部盘完成后，利用阅读器的查询功能，查询“异常”和“未盘点”信息，如有此情况马上与保管人联系，在另外一张固定资产盘点表—上记录所有资产的盘亏的信息，回来统一录入，按照记录内容进行数据调整，在“添加”、“删除”、“转移” 中对需要调整的资产进行调整。
B．针对性的设计第一次和第二次固定资产的盘点表格。在固定资产的盘点过程中第一次进行固定资产盘点时，我们会了解到固定具体名称、所在的部门、现在使用的状况等等。而对于第二次固定资产盘点时，会有我们在第一次固定资产盘点过程中不能准确反应固定资产所在的部门需要我们做相应的资产凋整，这个时候我们需要根据实际的情况进行固定资产的转移。
C． 规范系统实施过程中相关文档。在固定资产管理系统的实施中，有很多固定资产盘盈盘亏的数据，对于这些固定资产的数据，我们现场的系统实施工程师，往往认为固定资产盘盈盘亏的数据，不是特别多，已经做了相关的数据记载，而没有对记录的数据进行统一，保存、整理，结果导致在最终我们进行固定资产汇总时，数据无法对平。
D．制定固定资产盘点表
在进行固定资产条码的初次粘贴和盘点过程中可能会有一些固定资产无法在第—次完全实现一一对应，对于多出来固定资产实物，我们要进行现场的登记，以便下一步进行数据调整。
E．数据统计汇总
盘点过后上传数据时一定要先清空系统中的盘点表，以免以前的盘点数据和此次数据混淆。
F．异常情况处理(根据规定)
G．系统中资产修正
H．汇总统计
I．针对性处理
J．生成最终报表 (要求的报表格式与目前资产管理软件有部分不同，要稍作修改)生成最新月报后，要对所有资产进行锁定操作。因为如果生成报表后，需对资产进行锁定操作。这些资产一经锁定后，如对其及进行修改，系统将提醒用户重新生成月报表，以减少报表数据失真。
K．资产数据库保存
在“assets”中，有“assets．db”的数据库文件，所建固定资产资料都存储在里面，可以拷出来在其他机器上使用和备份。
此外，什么情况下使用资产的拆分功能? —般资产是不能拆分的，但对某些特殊情况，如房产的产权变化时需把原房产拆开后分别处理，对于拆分后的几个资产的原值之和与面积之和要等于拆分之前的原值与面积。
经过—个多月的时间，我们完成了全区固定资产管理整个系统的实施和整合，包括集中式服务器端和几十个工作站点、网络运行、内外网切换等等。
在区固定资产管理领导小组统一指导下，区下属单位资产管理部门的共同努力，《行政事业单位固定资产管理系统》运行良好。经过—段时间的固定资产管理系统的正常使用，《行政事业单位固定资产管理系统》通过区人民政府：下属五大单位联合举行的系统测试和验收(验收包括：数据备份、数据采集功能、系统运行速度、综合查询、系统授权功能等几十项验收项目)。会议一致认为，《行政事业单位固定资产管理系统》软件开发符合要求，系统运行良好，予以验收合格。
使用该系统以后，实现了全区固定资产的统一管理，区资产管理部门可以实时地掌握全区固定资产使用情况，各下属单位购入每一件资产以后都必须及时记，并打印条码。这时区或下属单位的管理者可以在计箅机中跟踪出资产的购入情况，通过组合查询可以了解到一个或多个单位以至全区的资产购入。每年区资产管理部门对下属单位盘点清查工作可以先通过查询发现可能发生的问题，并组织专门人员重点地清查，做到有很强的针对性，通过固定资产管理系统中的统计分析功能可方便地了解到下属单位固定资产的异动变化，及时调查出问题的根源。例如，查询某单位固定资产年度变化不但可以掌握资产增长总额与百分比，还可以细化到一类资产、一种资产的变化情况，这些工作在手工方式下进行往往要花多人花费数周时间，经过繁重地计算工作才能获取所需的信息。对于任何一件资产，可以查询出它的全部情况，包括购人、时间、价值、折旧后价值、使用单位、使用部门、保管人、资产转移情况等所有相关信息，在起到加强监督、明确责任方面起到了巨大的作用。
建立后的固定资产管理系统起到了固定资产购置审批的辅助工具，在审批过程中，审批部门只要通过相应的资产管理功能，对申请部门的现存资产情况作详细查询，这种查询结果成了审批的第一手决策资料。更多固定资产解决方案：http://www.visiontech.com.cn/zichan/
