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一卡通智能琴房系统运行的基本核心是IC卡，系统对人的识别管理其实是对琴卡的识别管理。所以持卡人的身份管理需要管理中心发卡时对持卡人输入原始资料进行登记管理，并设置对应的密码、权限等信息。
管理中心还负责日常对琴卡的维护，如上下琴、挂失、解挂、补卡、换卡、卡信息修正等。随着校园一卡通智能信息化时代的到来，高等院校对智通一卡通琴房的管理向科学智能化管理迈进是必然的改革，智能信息化管理相对传统的琴房管理更加的轻松、规范、高效、科学。使用智能琴房管理系统，能大大提高学校琴房管理水平，提升学校科学管理形象!
中盈琴房管理系统的使用对象主要是学生、教师和琴房管理员。系统可以对学生或教师日常使用琴房进行登记收费，费用自动从校园一卡通系统中结算;琴房管理员进行日常的管理操作，如上琴登记、下琴结算、加减琴时、琴房信息维护、查询统计等;由于需要同校园一卡通平台进行对接，从一卡通服务器获取学生基础信息及实现费用结算。该系统的结构如图1所示。
功能模块
根据琴房管理的实际情况，将系统分为账号管理、琴房管理、制卡管理、参数设置和数据报表统计5大模块.
账号管理 琴房管理系统采取刷卡模式，使用的是一卡通账号，刷卡后，系统通过第三方服务器与校园一卡通进行通信，获得相应卡片的账号信息及操作权限后将其插入到数据库中，无需人工添加。在系统设计中，仍保留了手工维护账户信息的功能，以便对一卡通中信息不全的账号进行维护。同时，账号按照院系、班级分层次管理，结构清晰，便于查找。 如图所示:
琴房管理 可以添加和删除所有的琴房，查看琴房的使用情况，设置琴房的状态及费率，可以针对不同类型的琴房进行费率设置。 如图2所示
制卡管理 高校琴房除了课外开放外，还有教学时间，通过对卡片的操作，可以实现教学时间免费，在一卡通故障时可以实现手工存退款和加减琴时，保障系统的可靠性和可用性。如图3所示
参数设置 通过此功能可完成同琴房的费率设置、数据备份及琴房开放时间设定，利用公告功能在琴房入口处显示屏上发布通知，还具有设定管理员的密码、操作权限等功能。
数据报表统计 由于艺术类专业对学生的练琴时间有一定的要求，必须达到一定的学时，该功能可完成对学生练琴时间的统计、单个琴房的使用统计、管理人员的操作日志查询、日统计综合报表等功能。
开发平台
在考虑用户需求及现有校园一卡通系统兼容的基础上，本系统采用Delphi进行开发，采用SQL Server实现数据库管理，使得系统具有良好的性能和可扩展性。
1)数据库平台：采用微软公司的SQL Server2000。
数据库平台的选型原则是：
所选数据库系统必须是基于ANSI SQL标准的关系型数据库管理系统(RDBMS);
符合客户机/服务器(C/S)计算环境。
提供Internet/Intranet计算解决方案
一般客户机/服务器环境下的数据库系统都由两部分构成，一部分装在客户机上，主要是访问数据库的工具和应用程序的开发工具，例如ORACLE的SQLplus和SQLforms;另一部分是数据库系统的核心，安装在服务器上，为所有客户机提供数据共享和管理的服务。因此所选的数据库必须具备以下一些性质：多用户、多线索、负荷均匀分布、远过程调用、过程编译、过程封装等。
Microsoft SQL SERVER是Windows NT操作系统中的分页式的客户/服务器技术，这种高级的数据库平台，在现有网络中，提供了系列的事务解决方案，其特点是：
高性能的设计: 可达到zui大2GB(V7.0版达4GB)的内存和若干TB的硬盘，完全优化的32位结构用以均等Windows NT。
可伸缩的对称服务器结构: 通过动态地在处理器之间平衡用户的工作量，保证了单处理器或多处理器硬件的高等级的伸缩性。
系统管理: 利用Windows NT上的SQL SERVER的图形化工具，只需少量的工作、可在本地或远程羰上进行安装、配置和管理。
分布式处理: 远程的存储程序提供了一个透明的、分布式的服务器到服务器的通讯机制，并应用了两个阶段提交协议。
数据完整性: 系统故障时，自动地前翻后翻恢复，自动的死锁检查和处理。
高可用性: 数据库镜象保存了数据库或事务处理日志的映象。在线备份使系统不致中断。
开放的数据库联接: 适用ODBC的客户机与SQL SERVER或其它常用数据库通讯。
网络集成: 可以平滑地操作通用的网络和协议及多种主机。
系统复杂程度低为所有的管理服务提供了一个32位窗口用户界面，即SQL Windows NTEnterprist Manager, 还把管理工具、服务和组成模块集成到了核心产品中，降低了系统的复杂程度。
更大程度自我管理: 使远程SQL Server可以在更大程度上实现自我管理。这个功能是用与内核(调度、事件/警报、复制)相互作用的服务实现的，可对这些服务编程，以实现自动的、无人看守功能。
良好的工具: 为数据库管理人员(DBA)提供很好的工具，使他们的管理从被动转为主动。通过一个全面的事件/警报处理模式，允许管理人员为某些特定特定情况和某些困难情况(如数据库日志将满)定义修正性动作，这些动作可以由事件和警报触发。