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政府部门大型会议（如党代会、全会、人大及政协会议等）和大型公共活动（如体育比赛、运动会、演出活动、展览和贸易活动）的组织管理工作千头万绪，因会议级别高、参会代表普遍是各级领导干部且人员众多、来自各地，所以会务组织工作压力较大，会务组织人员和工作人员很多是从各部门临时抽调，所以组织者难以凭记忆对相关工作人员、参会代表、嘉宾和媒体工作人员进行准确辨认，因此，如何对参会人员进行有效的身份识别和统计成为了会议组织管理工作的一个重要核心。而会议和活动的频繁举行也更加加剧了会议活动管理的难度。
当前的会议签到和嘉宾注册、媒体注册和识别普遍采用的方式是人工核对证件和智能卡证件两种手段。它们尚有以下主要不足之处和须解决的难题：
人工核对证件效率低，不能保证准确度，且不便自动化统计；
普通智能卡需要参会代表到指定地点出示证件并刷卡，难免出现在人多时候不愿意去签到的情况；一般参加重要会议的人士都有相当的身份，如果采用此种刷卡进出模式在礼节和方便性上就完全不可取，更不利于与会组织实现人性化会议管理；
使用普通智能卡时，卡跟代表证两者分离，使与会代表必须同时保存和携带两者，给与会代表的行动带来了麻烦。
结合现代政府大型会议和活动组织工作的需要，在长期的会议签到服务实践中，结合丰富的会务软、硬件设备开发经验，我们成功研发出基于RFID技术的智能会议签到系统，该系统具备以下特点：
人性化快速签到：代表直接通过通道系统，无须任何停留，系统自动识别，并可同时识别多人，最大可同时识别50张卡片，有效保障了多人同时签到。并个性化显示该代表与会信息和欢迎信息；
有效防伪：每张电子标签均具有全球唯一编码，标签内部信息进一步加密与防伪，从根本上杜绝伪造的可能性，保证证件标签的唯一性；
灵敏度高：与会代表即使多人，同时、高速通过通道，系统也能有效识别；
不需到指定地点刷卡：与会者只需以正常行走速度通过会场必经之路即可被识别；
卡、证二者合一：与会者只需胸前佩戴代表证或工作人员证件、媒体人员证件即可自动实现识别，不需手工刷卡；
丰富的后台管理功能：通过后台系统对每个前台终端进行统一的统计，打印，会议管理；
容错及自动恢复：如果发生物理性故障，系统保证签到正常进行，签到代表不会感觉系统错误，等错误排除后，各系统在期间的数据能够自动合并，恢复到正常状态。针对故障引起的不同步数据，事后可以自动进行数据同步。
基于RFID技术的人员车辆物品自由跟踪管理系统，以高防伪、远距离识别的RFID电子标签技术为核心，完全可以满足现代大型政府会议和活动对识别与会代表身份工作的需求。