云浮法院为何要花166万对档案房进行rfid技术智能化改造？

上个月底，云浮法院发布招标公告，表示随着云浮市中级人民法院档案的日益增多，单位库房无法满足档案储存、管理的需求，计划对云浮市中级人民法院档案库房进行改造，将原有一部分老旧手动密集架进行拆除，部分较新的手动密集架改造成智能密集架，剩余空间购置一批新的智能密集架及相关设备配套RFID系统设备，改造面积约300㎡；对人事档案库房进行改造建设，新建一批智能文件柜用于存放人事档案，改造面积约20㎡；改造完成后将大大增加档案的储存量，并实现档案的智能化、系统化管理目标。
根据招标公告，项目招标了一批RFID标签，RFID层架标签，RFID通道门，RFID工作台，RFID手持盘点机，RFID盘点车和RFID智能档案柜，投标的4家公司均来自江西，最终江西远洋保险设备实业集团有限公司以约166万中标。

建成后的智慧档案管理系统可实现智能密集架控制、库房信息管理、实物上下架管理、实物借阅归还管理、库房安防监测和控制，实现对档案的采集、归档、入盒、上架、借阅、销毁的一个闭环管理，同时这些过程完整的记录在系统数据库中，实现档案全生命周期的管理。为档案室工作人员查找档案提供了方便，节省时间，提高工作效率。

现有的法院档案室的管理难点有哪些

法院档案室作为法院工作的重要组成部分，现有的管理方式面临着档案数量快速增长下存储空间不足、档案管理模式不科学、归档不及时等多方面的难点，具体来说，可以分为以下几点：

一、档案数量快速增长与存储空间有限的矛盾

随着经济的发展和民众法律意识的提高，越来越多的案件涌向法院，导致档案数量急剧增加。然而，许多基层法院的档案存储空间有限，难以容纳日益增长的档案数量。这不仅给档案的存放带来了困难，也给档案的查阅和利用带来了不便。

二、档案管理模式不科学

由于种种原因，许多基层法院的案卷没有及时归档，导致档案不完整、不系统。这不仅影响了档案的利用价值，也给法院的审判工作带来了不便。

三、档案管理信息化进程缓慢

信息化程度低：尽管许多基层法院已经配置了计算机、扫描仪等设备，但档案管理的信息化程度仍然较低。许多法院仍然依赖纸质档案，电子档案的利用率不高。

信息孤岛现象：由于电子档案信息化建设不够，许多法院的电子档案无法实现与公安机关、检察部门等的衔接，无法实现案件档案信息资源的共享。这不仅降低了档案的利用效率，也给法院的审判工作带来了不便。

四、档案管理规定落后与缺乏制度化

管理规定落后：目前实施的《人民法院档案管理办法》已经与审判工作实际不相适应，对档案的收集、整理都缺乏相应的制度参照。这导致档案的材料漏失现象严重，影响了档案的完整性和准确性。

缺乏制度化：许多基层法院的档案管理工作缺乏制度化、规范化的管理流程和标准，导致档案管理混乱、无序。这不仅影响了档案的安全和保存，也给法院的审判工作带来了风险。

RFID如何解决这些难点

法院档案室引入RFID技术可以显著提升档案管理效率、增强档案安全性、提高档案管理准确性、优化档案管理流程以及适应未来发展需求。这些优势使得RFID技术在法院档案管理中具有广泛的应用前景和重要的价值。具体来说，可以分为以下几点：

一、提升档案管理效率

快速定位与检索：RFID技术通过无线射频识别，可以迅速找到所需档案的具体位置，大大提高了档案检索的速度和准确性。这使得档案管理人员能够更快地响应查询请求，提高服务效率。

自动化盘点：RFID技术可以实现档案的自动化盘点，减少人工盘点的工作量和错误率。这不仅提高了盘点效率，还确保了档案数量的准确性。

二、增强档案安全性

实时监控：RFID系统可以实时监控档案的状态，一旦发现档案被非法移动或未授权访问，系统会立即发出警报。这有助于及时发现并处理潜在的档案丢失或损坏风险。

权限管理：RFID技术可以通过权限设置限制不同用户对档案信息的访问和操作权限。这确保了只有授权人员才能访问和操作档案，有效防止了信息泄露和非法访问。

三、提高档案管理准确性

唯一标识码：RFID标签作为档案的唯一标识码，可以确保档案的精确识别。这避免了传统档案管理中可能出现的错误和混淆，提高了档案信息的准确性。

减少人为错误：RFID技术减少了人工操作，降低了因人为因素导致的档案丢失、错放等问题。这进一步提高了档案管理的准确性。

四、优化档案管理流程

标准化管理：RFID技术可以与数据库管理系统相结合，实现档案信息的自动化管理。这有助于制定标准化的档案管理流程，提高档案管理的规范性和一致性。

智能化管理：RFID技术可以推动档案管理的智能化，包括档案的自动分类、归档、检索等。这使得档案管理更加高效、便捷。

五、适应未来发展需求

可扩展性：RFID档案管理系统具有高度的灵活性和可扩展性。这意味着在未来，系统可以根据需要进行升级和完善，以满足更高的管理需求和安全标准。

与其他系统集成：RFID技术可以与其他信息化系统进行集成，实现档案信息的共享和利用。这有助于构建更加完善的法院信息化管理体系。