福建建设RFID档案库房

　　应用RFID技术 实现库房管理现代化

　　2013年12月，由福州震旦计算机技术有限公司承建的福建省档案馆“档案实体安全认证智能管理系统”项目(一期)通过竣工验收并投入试运行。根据权限，可实现库存档案动态查询、档案目录数据检索、在线申请调阅档案、自动记录档案出入库信息、自动清点档案数量和归库档案定位，以及非法调取档案实时报警灯多项功能。项目(一期)共完成档案数字化近10万卷，有效提升了档案保管工作科学化水平。

　　福建省档案馆新馆在档案安全管理方面，配备了较为先进的保安防盗报警、摄像监控、红外报警、门禁控制、巡更、火灾自动报警和消防联动、库房温湿度控制、通信网络、电视广播系统、智能型密集架和小车轨道运送系统等多个子系统。但是，档案实体安全管理的安全性、便捷性和准确性还有进一步提升的空间，特别是在馆藏档案逐渐增加的情况下，档案实体管理安全、有序、高效的需求更为突出。针对这一现象，福建省档案馆开始尝试应用RFID技术，对馆藏实体档案进行智能化安全管理。

　　RFID技术原理和应用

　　RFID(Radio Frequency Identification)是无线射频识别技术的简称，俗称电子标签或非接触卡、感应卡，是一种非接触式自动识别技术。它是物联网最为关键的技术与产品环节，是物联网的物品标识技术，也是物联网“物与物”互联的基础。它是一种通信技术，可通过无线电信号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。

　　一套完整的RFID系统，是由阅读器(Reader)与电子标签(TAG)也就是所谓的应答器(Transponder)及应用软件系统三个部分所组成。工作原理是：RFID标签加入磁场后，如果接收到阅读器发出的射频信号，就能凭借感应电流所获得的能量发送出存储在芯片中的产品信息(即Passive Tag,无源标签或被动标签)，或者主动发送某一频率的信号(即Active Tag，有源标签或主动标签)，阅读器读取信息并解码后，送至应用软件系统进行有关数据处理，从而实现各种功能。目前，多应用于各类图书馆、档案馆智能化建设。

　　为保障项目方案的科学性和可行性，福建省档案局特邀请有关专家对福州震旦计算机技术有限公司的技术方案进行论证，得出的结论是射频电子技术运用于档案实体管理，技术成熟可行。由于档案文件数量较多，厚度较薄，存放环境受金属干扰较为严重，所以，对读取数量和准确率要求较高。与高频电子标签(工作频率在13.56MHZ，易受金属干扰，读取范围在1.5米内)相比，超高频电子标签(标签体积小，读取范围大，但容易受高湿度等环境影响)更适用于档案实体管理。

　　项目实施过程

　　1.档案标签的加工安装

　　档案标签的加工安装流程(如图1)。

　　图1 档案标签加工安装流程图

　　档案标签的粘贴位置：主要分为两种情况，以“卷”为单位的，可将标签贴在封底内页靠里的位置(如图2);以“盒”为单位的，共用一个电子标签，可将标签贴在脊背内侧(如图3)。

　　图2 档案案卷内标签粘贴位置

　　图3 档案盒内标签粘贴位置

　　2. 架位标签的加工安装

　　架位标签安装：先将标签安装到档案架适当位置，然后通过RFID读写设备对架位标签进行信息(包括架标名称或编号、对应的架位名称或编号)写入操作，然后将架位标签与对应的档案关联起来。架位标签使用分为层标签、柜标签、行标签、库房标签，每种标签对应不同的范围，放置在不同位置。

　　3.设备及软件的安装和调试

　　设备安装分为利用工作站、RFID标签桌面读写设备、安全门、RFID移动工作站的安装及调试，设备通电正常，与计算机的信息交互正常，对RFID电子标签的信息读写功能正常。局域网络连接稳定，对RFID电子标签的信号检测识别功能正常。档案实体安全认证智能管理系统软件运行稳定流畅，人机界面友好正确，工作流程清晰明确。

　　功能模块简介及特点

　　1.主要功能模块

　　(1)档案查询定位

　　目前，系统支持查询的字段有：档号、题名和文号。通过检索，将符合条件的档案以列表形式显示在屏幕上，工作人员选中所需档案，系统会自动定位该档案在库房的存储位置，显示其所在的密集架序号、列号、行号、架位号等信息，并在库房的二维图形上对其位置做直观展示，引导工作人员快速找到目标档案，极大方便了管理员查找档案文件。

　　(2)出、入库登记

　　只需将出库或者入库文件在RFID桌面读写设备处刷一下，系统自动识别文件信息，无需手动输入。在设定文件出库或者入库的状态下，系统自动完成文件信息的登记，对误读或者没有读到的档案做出有效提醒，并记录操作时间，生成日志，方便日后查看。工作人员可快速登记出、入库的文件信息，尤其是对数量比较庞大的档案，高效率的登记方式更让工作事半功倍。

　　(3)库房盘点

　　盘点工作主要靠RFID移动工作站来实现，通过无线信号读取架位标签及电子标签内的信息，并与系统数据库进行核对，系统屏幕显示当前架位所对应的档案列表，如档号、题号、是否出库、是否存在，系统自动进行各项信息的匹配。

　　如有档案已入库，但未做入库登记，系统则发出提示，工作人员可以将其状态恢复至入库。盘点系统不但能够快速盘点，还实现了错架档案的整理，使得盘点和错架档案的整理工作在一个环节得到圆满处理。

　　(4)安全门监控

　　档案文件经过安全门时，系统通过识别无线信号自动获取识别号，经过数据库信息匹配，判断文件是否已通过授权并按正常手续进行了出库登记。否则，系统将发出声光报警，有效地保障了档案文件的安全，最大限度地避免了人为失误。

　　(5)利用管理

　　对借出和归还做流程管理，借阅申请人通过该系统发出申请，申请信息传达给领导审批，如同意，再由库房管理员调卷，系统将记录借阅人及文件信息。归还时，系统在核对归还人及文件信息准确无误后，结束整个利用流程。这样，可以监控档案利用、归还流程，将责任细化到个人。

　　(6)库房情况管理

　　可查看库房架位空间目前占用率和未被使用的架位信息，方便对库房使用作出全局规划。

　　(7)利用统计

　　对档案的借出利用情况自动统计，包括利用数量、类别、档号和途径等信息。工作人员可自行选择时间段，1天、1个月或者1年，系统还可以将统计的数据自动生成报表并打印，极大节省了人工统计时间。

　　(8)档案上架引导

　　系统提供两种上架引导模式：输入要上架档案的档号，系统显示该文件的存储位置;将文件在RFID桌面读写设备上做识别，系统自动显示其存储位置。存储位置的显示形

　　式包括文字及二维图形，即与“查询定位系统”中的显示模式相同。缩短了上架时间，提高了工作效率。

　　2.主要特点

　　定位速度快，有效解决了在海量档案文件中快速查找某一份文件的技术难题，提升了查档效率;盘点速度快，基于技术优势，能够远距离快速读取多个目标信号，实现高速盘点;实时追踪准，对出、入库的档案进行快速登记，可实时掌握档案利用情况;控制漏读、错读功能强，由于RFID标签一次读取率无法达到100%，系统从工作流程及技术角度实现了漏读及错读提醒与过滤，有效解决了标签的误读问题;全方位管理，从数据收集到上架，从调阅申请到入库，统筹兼顾各个环节，并且实现流程化电子管控，实现了科学化、信息化管理;日志记录，对每一个管理流程和环节都做相应的信息记录，生成日志，利于查询和经验总结;保障安全，能够彻底杜绝便将未经审批或经授权却未登记的档案带出库房，保障档案安全。

　　试运行情况及今后目标

　　通过在福建省档案馆保管利用处的试运行，项目系统各个功能模块运行正常;硬件设备性能稳定，软件界面良好;在档案查找、出入库登记、清点等方面使用方便、快捷。提高了工作效率，提升了档案安全管理水平。馆内业务专网调试成功后，福建省档案馆计划将项目的运行范围扩大到馆内各业务处室日常工作中，进一步总结经验。

　　信息技术不断发展，档案管理技术也在不断进步。福建省档案馆将继续探索实践，以技术推进管理，使档案管理逐步实现自动化、数字化、智能化，促进整个档案管理信息化水平的提高，让档案管理和服务水平迈上一个新台阶。