用勤哲Excel服务器构建企业自己的管理系统

北京 2011-04-18(中国商业电讯)－－目前企业的信息化系统的建设和部署无外乎采用以下几种方式，他们分别是用户自行开发、外包开发服务、购买成品软件和SAAS（软件即服务），虽然这几种方式各有利弊，但感觉都不适合我们企业目前的需求。而勤哲Excel服务器是一个可由企业自己构建的信息化管理系统，它是为企事业单位中的管理人员和业务人员设计的简便工具，无需使用者掌握过多的计算机专业知识。我们发现它的特点是：会使用Excel，就会使用Excel服务器，懂得业务需求，就能做自己的信息系统。

用户背景

北京华夏迅达商贸有限公司成立于2003年，下属有两家分公司。公司致力于产品的市场开发、销售、品牌的建立及维护，致力于向社会提供一种优秀的产品和服务；以及在产品的流通中承担着贸易商的角色。公司主要经营金乌炭雕，一种以活性碳为原料，利用科技加工而成的摆件，挂件，车饰等，可吸附空气中甲醛等有害气体、苯及同系物、一氧化碳、二氧化碳、氨气多种有毒有害气体及烟雾、能长期有效净化空气、消除污染，维护人体健康。公司同时销售玩具，出口至东南亚等多个国家，公司在作为市场经济中的中小型商贸公司，具有十分强大的活力，灵活性很强，公司业绩也一直在上升。

信息化需求

公司在北京和山东下设有分公司，在各地级市有终端卖场、专卖店以及总代理。随着公司规模的扩大，业务量急剧上升，终端卖场的数量也在增加，同时产品种类也在增加，这个时候一方面数据量在快速的增加，各大卖场每天的订货量和订货的产品种类变化加快，同时退货频繁，订单和库存的不一致经常性出现，使得采购和进货受到影响，此时手工处理数据已经很吃力；另一方面，总部和分公司终端卖场的分离使得各个办事机构之间的信息传递也不及时，公司需要及时的得到各地级市分卖场的销售状况和进退货状况，但是卖场本身手工处理数据几句需要花费大量时间，然后传真或是在网上传至总部，时间上已经滞后，而总部的决策又需要及时的信息，以决定资金的使用和产品的采购，所以手工办公下出现了不少问题。公司决定用信息系统来解决这种局面，但作为中小型公司来说，在上信息系统之前是有不少顾虑的，公司的规模有限，能够拿出来的用于信息化的资金量也是有限的，怎么在有限的资金下做好信息化是要深层考虑的问题；作为中型的商贸有限公司，本身人力资源不是很庞大和充裕闲余，在上了信息系统后，不可能专门成立信息部门来管理信息化的问题；作为中小型公司，活力和灵活性至关重要，不能上了信息系统后，让公司的运转变得迟钝，业务流程不能固化，要能够随时的根据发展来变更，机构更不能变得庞杂。公司希望上了信息系统后能够清楚及时的掌握几百种产品的库存和在各大卖场的销售状况，同时要知道各大卖场总体上的销售状况，从而决定在各个区域采取什么样的商贸政策。

软件选择

信息化在当今已经成为企业的竞争力之一，成为评价企业实力的标准之一。公司考虑的是选择什么软件来进行信息化建设，既要确保信息化建设的成功，又要尽量以最少的投入获得最大的收益。公司对于信息化有着自己非常清醒的认识，信息化的需求来自于企业发展的要求、自身竞争压力的要求。需要哪些系统，暂时还不需要哪些系统，都要视管理的需求而定，而不是以技术为主导凭空计划着用什么系统来解决什么问题，目标要明确、具体和适当，信息化一定要根据企业自身的需求和经济实力来确定合适的目标，不能贪大、求全和不切实际。公司把企业的主要核心业务列举了出来，进行了具体的分析，主要需要解决公司的销售信息的共享和库存问题的解决，而且公司的业务变动很快，所建立的信息系统要具备很强的变动性，公司也不能承受后期的巨额维护和二次开发的费用，同时要考虑到信息的集成性。而要满足这些要求，最终决定由公司的业务人员自己开发信息系统，公司领导慎重考虑后决定采用勤哲Excel服务器来进行初期的信息化建设，以解决目前的迫切问题，因为在勤哲Excel服务器软件上的投入相当的低廉，而且是共享软件形式，基本上没有任何风险，对公司的现有业务也没有影响。

勤哲Excel服务器自主设计信息系统

要解决销售和库存问题，首先自然要解决基础信息的问题，建立产品模板和加盟店信息模板，基础的信息就维护好了。要掌握各卖场、专卖店和总代理的销售状况，只要建立好加盟店订货和退货的模板，各分支机构远程填报就可以了，这样公司可以及时的掌握各地的销售状况，卖了多少，收入多少，需要进货多少都能在当时反馈到总部，以保证制定好销售计划和产品报价，通过信息系统的报表分析可以进行比较准确的市场预测，根据加盟店的订货退货信息，形成单据转交库存，根据订单组织库存的进货和出货，根据自身业务人员建立的信息系统简易实用，很好的解决了目前业务中的销售库存采购问题，更为重要的是即使以后公司发展需要扩充功能，由于勤哲Excel服务器的数据都统一存放在服务器的数据库里面，通过标准的模板来实现信息传递和共享，对以后系统扩充也可以保证信息的集成处理。

勤哲Excel服务器应用效果

对于中小型公司的信息化，最重要的是选择适合公司业务的软件来建立信息系统，公司选择勤哲Excel服务器软件自主构建信息系统。

1、 节约了成本，相对于高昂的ERP费用，在Excel服务器软件上的投入性价比非常高，确实让信息系统使用了起来，不至于让信息系统成了公司的摆设而派不上用场；

2、 通过自己的业务人员构建的系统简单易行，操作简单，而且很好的解决了实际的业务问题，现在的业务人员已经精通了勤哲Excel服务器的使用，以后如有其他部门需要使用立即再构建就可以了，而且无需考虑信息不能整合的问题；

3、 因为勤哲Excel服务器从始至终的标准是一致的，数据通过统一的方式处理，今后扩充的系统数据和现在的系统数据能够实现很好的共享。