勤哲Excel服务器在流程优化方面的应用

北京 2011-02-21(中国商业电讯)－－流程管理的核心就是流程，流程是任何企业运作的基础，企业所有的业务都是需要流程来驱动，就像人体的血脉流程把相关的信息数据根据一定的条件从一个人（部门）输送到其他人员（部门）得到相应的结果以后再返回到相关的人（或部门）。对流程管理的优化是企业畅通信息和提升效率的关键，而勤哲Excel服务器就是具备这样功能的一款软件，那么它是怎样对企业的流程管理进行优化的呢？我们以国内一家致力于家建材及家居解决方案的企业为例进行阐述。

上海轩铭实业有限公司是一家综合的建材及家居解决方案提供商。公司目前的业务范围涵盖了：建材及家居产品的生产、品牌运作、产品分销、进出口业务和咨询服务几大板块。如果说优化流程管理是企业提升效率的关键，那么轩铭实业在信息化过程中希望解决的主要有以下三类问题：1）结构化数据的管理 （产品，供应商，客户数据库，订单处理，报表等） 2）内容化数据的管理 （企业Wiki, 协作平台，共享系统等） 3）企业流程的管理 （工作流，内部审批流程等）。

再和传统的定制开发类软件公司比较后，轩铭实业最终选择勤哲Excel服务器作为公司结构化数据管理的解决方案基于以下原因：

1、 目前行业内普遍采用的纯B/S架构的数据处理系统软件导入期太长，大多数软件编程人员没有足够的行业背景，造成需求沟通过程困难而漫长。而勤哲Excel服务器将需求定义的工作交由最具有行业见解和管理经验的企业内部管理人员独立完成，有效解决了需求定义的问题。 在勤哲Excel服务器系统下，企业根据自身需要定义自己的需求，通过勤哲Excel服务器这个平台来实现需求，整个过程不需要太专业的编程和数据库知识，使企业可以专注于自身资源的优化配置与运作流程的持续改进。

2、 企业的流程是持续改进与变化的。其他数据库产品要求企业在导入系统前必须将流程标准化，这个过程本身并不太复杂。但复杂的问题是，大多数此类产品并没有为流程的改进与变化提供足够的灵活性和接口，也没有赋予企业管理人员直接参与软件流程改进的能力，造成的直接后果是： A. 系统导入后，企业在界面，字段或者流程上的细微调整都需要通过外部专业人员才能完成，一方面造成企业效率低下，严重依赖软件开发企业，另一方面造成企业流程僵化，无法持续改进以适应需求变化。B. 企业流程的改进与变化是每时每刻都在发生的，如果每次细微调整都需要通过外部专业人员才能完成，意味着软件的维护和运营成本将非常昂贵。

而勤哲Excel服务器正好地解决了上述的这些问题，它的优势体现在

1、 软件的操作界面基于EXCEL表格，界面可以由企业根据需要自己灵活设计 ；
2、 字段调整和工作流设计由企业自己独立完成，普通的企业IT人员和企业管理人员即可完成；
3、 报表设计和打印实现了足够的灵活性和自由定制。


现在轩铭实业将勤哲Excel服务器主要应用于企业的以下管理：

1、 基础数据：客户数据库管理，供应商数据库管理，产品数据库管理，企业内部资源管理（人力资源，后勤服务等）, 以及相关的统计与报表管理。
2、 流程数据：项目管理，合同评审管理，产品实现过程控制，仓储及物流管理，财务管理，以及相关的统计与报表管理。

轩铭实业通过应用勤哲Excel服务器得到收益如下：

1、 相对于其他数据库产品至少半年到一年的导入期，勤哲EXCEL服务器从平台搭建到最终主要流程导入系统应用，只用了2个月左右的时间。
2、 由于系统搭建由公司内部人员根据企业实际流程量身定制，完全贴合企业现有流程，软件的导入没有员工阻力，并且，几乎不需要进行员工培训。
3、 .勤哲Excel服务器平台搭建完成后，企业的任何流程调整由内部人员完成，节省了维护和运营成本。
4、 勤哲EXCEL服务器极大增强了企业对结构化数据的处理能力，提高了工作效率，并为企业进一步信息化提供了良好的基础平台和扩展空间。

以公司出口模块为例，轩铭实业应用勤哲Excel服务器系统设计的亮点在于，通过建立完善的基础产品数据库，将传统分散的流程通过工作流进行整合，去除不必要的中间环节，使业务，采购，生产，物流工作在同一数据源上，避免了信息不对称和中转延迟。这样对管理人员的管理需求和普通员工的查询打印需求进行细分管理。对普通的查询和打印需求不予存储，对重要的统计管理和存档需求数据进行单独的管理和授权，既保证了企业信息的完整性安全性，又提高了数据库的运行效率。

以下是轩铭实业出口模块流程整合截图