勤哲Excel服务器打破信息孤岛的僵局

北京 2010-11-29(中国商业电讯)－－什么是信息孤岛呢？

目前，国内很多学者认为“信息孤岛”就是企业各部门之间的信息化系统难以兼容，信息资源难以实现有效交换和共享的一种状态，甚至有很多人认为信息孤岛的问题是企业信息化实施过程中的必然产物，并将长期存在。信息孤岛所反应的信息之间无法互联共享是其表象，更深层次原因在于传统管理观念的障碍、维护部门小利益的反应和企业管理体制的不顺以及企业内部制度法规缺失。

以下案例仅以国内知名药业集团的一个分公司在企业实施信息化过程中引入勤哲Excel服务器管理平台为例，与大家共享一下企业内部实现信息共享消除信息孤岛的成功经验。

一、 企业简介与信息化总体状况

成都康弘药业集团是以成都康弘科技实业（集团）有限公司为核心而组建的现代化医药企业集团，总部位于四川成都，下辖多家分公司甚至涉及海外的亚太地区，集团现有员工几千余人，拥有现代化生产基地。其中康弘集团福建分公司是按照集团“自建网络，规范管理，以品质求生存，以服务求效益”的专业化处方药营销道路的目标所创建的，是集团覆盖全国30个省、市、自治区的营销网络中的强有力的一员，目前企业信息化面临如下难点：

1、信息孤立

公司在计算机辅助管理的应用上有着比较好的成绩。但是这些应用是孤立的，比如财务部在结算上有自己的结算系统，商务部在分款上有自己的分款系统。他们并没有形成一个整体，只是信息化的初级阶段。由于它只是孤立的管理信息系统（或者称信息孤岛），虽然能够提高公司某个部门的工作效率，却不能提高企业的整体效益。企业在开发单个业务部门的应用程序时，如果没有一个统一的总体设计，没有建立一整套标准规范的管理基础，信息系统没有覆盖企业的业务全流程，信息流是被割断的、信息的传递是迟缓的，甚至是不能直接沟通的。各个单项业务之间即使联上网也很难形成一个有机的整体，依然是部门分割的状态，难以进行信息共享和业务流程优化。

公司现在的状况是各种信息散布在各个部门，而很多工作需要了解相关部门的许多信息，在这种情况下，在部门之间取得相关信息就变得比较困难。简单到一张发票申请单，地区填写完一张发票申请单，商务部要录机登记，进行相关开票资料的核对，再拿着原件到财务部，财务部核对可以开出的产品数量。在整个过程中，浪费了大量的资源，也贻误了战机。

2、 信息流的不准确和不透明性

当需要一个货物流向系统时，公司对这样的数据处理方式是地区填写很多与货物相关的报表（粗略估计了一下：发货申请表、发货审批表、库房货物申请表、直发商业货物申请表、退货申请表等等），地区填写后，商务部还要录入。商务部录入后，财务部还要录入，在这种繁琐的过程中，往往都是通过大量的Excel报表来执行的，难免会发生错误，其中也包括人为的修改。信息流程不规范不透明，企业的决策层无法对流程进行监控和改进。这对于业务流的调整也是不利的。

3、 信息的不及时性

公司现在所用的是“旬报”方式，也就是将大量的基础数据通过Excel表格统计，每十天上报一次。通过对基础数据的统计，然后一级级通过Excel表格提交，这对于信息的及时反馈是极其不利的。很多省区先申请发票，再发货的问题（因为数据反应不及时，这样的话对于能否开票、能开多少票、开票是否及时的问题就难以应付了）。因为公司的这个问题导致了省区开票回款的相当大的阻碍。省区努力工作催款，而公司本部由于存在着各种技术限制，约束了省区的这种工作的积极性，这无疑降低了省区与本部的工作协调能力。有时侯申请单花了半天时间传到财务部，而后又因为数量不对被退回地区，那这一段时间给地区造成的工作困难是相当大的，同时增加了企业的人力资源浪费。

4、 统计工作和录入工作繁重

在信息不能集成的状况下，报表的旬报中，最下级的Excel报表上交后，再就是会经过大量的中间过程。每一次，都会有数据的重新录入，而且如果有日报的提交，统计量和录入量将是无法承受的。出错的几率相当之高。

二、 勤哲Excel服务器的信息化应对之道

自从成功引入勤哲Excel服务器这个管理平台后，任何一项基础数据或信息，由一个部门的专职员工负责，在规定的时间内，录入到系统中，存储在指定的数据库中，然后根据业务流程的要求，按照规定的计算方法进行加工处理。就是说，同样的数据信息或是能有此基础信息派生的信息就无需第二个部门、或任何其他员工再重复录入一遍。很明显，这样可以做到减少重复劳动、提高效率、避免差错。福建分公司在商务系统中使用了一个货物流向系统，只要发生了与货物相关的业务流程，就会填写货物流向单，填写的数据会自动保存到数据库中，其他人(比如公司财务部、公司商务部、商务经理)很容易从系统中，根据使用系统的员工查明每一笔发货记录的来源和录入时间，做到责任分明。信息来源准确可靠、内容完整精细、发布传递及时，自然可以正确决策，避免失误。这同时解决了信息的不透明性、不及时性和录入统计的繁杂。同时通过权限的设置可以控制系统的稳定。

公司需要了解整个省区的状况，从省区的角度来分析每个商业的回款、发货、发票、终端、应收款，那么相应的通过勤哲Excel服务器设计一个商业月度指标模板，通过这个模板，设置好权限，通过客户端的填报，商务经理可以简洁明了的了解应收款的分布，发货的额度，而无需再等着一大堆可能出错或是人为处理的Excel报表来进行决策。

从每个业务的角度，商业经理可能想了解每个品种的的回款、发货、发票、终端、应收款。在这种情况通过勤哲Excel服务器设计出商业总账查询模板。通过模板填报，商业经理可以清晰的从数据库中填报的报表中了解该商业的各个品种的应收款存票情况。

从单个品种的角度。在地区对账及与医药公司对账的过程，经常需要某个商业某个品种的相关货款票的流水账，而公司的货款票和账分离，使对账使用相当不方便。而在福建使用的商务系统中使用的是商业台帐模板，该模板相当好的从某个品种的角度解决了相关业务的流水账问题，而不是像公司现在那样：看什么时候回款去查询回款excel报表，看什么时候开票去查开票excel报表，看什么时候发货去查开票excel报表，对起账来是相当的不方便。

三、 勤哲Excel服务器信息化效果

公司在大量使用Excel报表的基础上，选择了用勤哲Excel服务器来简化业务和提高效率。勤哲Excel服务器操作简单，容易上手，特别是对于已经熟悉Excel报表用户。投资很小，但解决的问题普遍反应很好。将企业内部的Excel表格保存到服务器上，使Excel网络化，并通过表间公式等功能使得Excel报表中的提取挖掘数据和自动变更数据成为现实。简化了人工状态下的Excel报表级级上交的低效率和报表数据经常性不一致等等的老大难问题，同时和其它传统的管理软件相比较，其性价比、易用性和灵活的个性更符合企业需要，而且客户端采用Excel表格形式，用户非常熟悉，自然使用起来得心应手。