信息化构建起智“会”大脑

　　随着经济发展和文化交流的不断深入，各地举办论坛、展会、文化节等大型交流活动越来越多，无论是规模、内容还是形式都对会务的组织工作提出了很高要求。靠传统的人力、纸质化组织手段已不能满足现代会务管理的要求，信息化服务逐渐成为大型国际盛会的一项重要内容。如何提升会务组织的信息化程度与效率，实现信息发布、交通管理、会务管理、安全保卫等工作的“智能化”，成为会务组织者迫切需要解决的问题。日前，中国移动江苏公司无锡分公司融合多项通信和信息技术推出“会务通”信息化全面解决方案，并在刚刚闭幕的第二届世界佛教论坛中实现成功运用，取得了很好的效果。  

　　第二届世界佛教论坛是一次规格高、规模大的国际盛会，共计接待来自世界各地约50个国家和地区的2000多位高僧大德、专家学者和政商名流，各媒体记者 800余人与会。像世界佛教论坛这样大规模、高规格的活动，无疑给会务组织管理工作带来了很大压力。为充分配合会议指挥部门的工作，发挥移动信息专家的特长，江苏移动无锡分公司通过深入研究大型会议活动组织过程中可能存在的问题及对策，充分整合无线数据通信、RFID、GPS技术以及呼叫中心外包服务，适时推出了名为“会务通”的会务组织管理信息化全面解决方案，成功实现了大型会务接待中信息管理、资源配置、指挥调度、安全保卫、人员沟通等方面的全程信息化、智能化管理。  

前期准备：成功的三分之二  

　　人数众多且组成复杂是大型会务组织工作面临的第一道难题。用一位大会组织者的话讲：“做好会务前期组织就是成功的三分之二！”由此可见会务的前期组织工作何等重要。但往往大型会务参与人数越多，产生的突发情况也越多，从而给会务的前期协调带来不小的挑战。例如，在第二届佛教论坛的前期筹备中，参加会议的1200人代表名单和会议发言代表、会议议程都已确定，并已邮寄所有代表。此时，会议指挥部突然接到通知，有若干重要代表名单临时更换，导致后续整个会议议程有所变化，需要再次通知全体参会代表、工作人员和志愿者。如果按照原先电话、邮件形式进行通知，则需消耗数十人近一天的工作时间，而且还不能保证信息达到效果。  

这一问题该如何快速、有效解决？  

　　江苏移动无锡分公司开发的“会务通”平台首先实现了会务信息的集中管理和网络共享，并可对住宿餐饮、交通车辆、会议场馆、议程时间、志愿服务等相关资源进行智能化协同调配，直接降低了前期会务组织工作的强度，提高了效率。在遇到上述的突发情况后，工作人员首先在第一时间更新了代表名录、议程并导入平台“短信通知系统”，向所有参会人员进行批量短信提醒，同时告知与会人员还可根据授权，在会务专用网站上查询共享各项最新信息。“会务通”短信通知系统实现了指挥中心与工作人员、志愿者及与会人员的快捷沟通，准确传递会议过程的每项工作安排和变动信息，不仅只需几分钟就可完成，而且系统特有的回执确认功能还大大增加了信息传递的可靠性。此外，会议指挥部可立即通过“会务通”平台的“后台接待管理系统”进行相应的住宿、车辆、时间、志愿服务等资源的调整，各环节人员均可及时收到系统自动触发的短信提醒，保证各项流程的井井有条。  

签到识别：免划卡 快通行  

　　传统的会议签到采用纸质材料，耗时耗力，特别是大型会议，采用此方法影响会场入口的人流速度，易引起安全隐患，而一般的会务签到设备由于需要主动将代表证放置在划卡器上进行签到，较为麻烦且感知性差。在本届论坛上，会议代表及工作人员只需随身挂戴会议证件，即可被酒店、车辆、会场等进出口准确识别身份。所有代表只要穿过一个“感应区 ”，不用签字、也无需主动刷卡，即可实现签到身份认证，有效提升了会议组织的效率，提升了参会人员的良好感知。  

　　据江苏移动无锡分公司介绍，“ 会务通”平台引入了RFID超高频远距离识别技术，这种新型的信息化解决方案由于采用了GPRS/WLAN无线传播的模式，相比一般的签到系统实现了两大突破：一是免接触，且识别距离达到了2米以上，免除了客人伸手主动划卡的麻烦，只需携带代表证穿越感应区即可识别；二是签到识别器摆脱了有线部署的限制，借助于移动GPRS/WLAN无线网络，无线传输设备可以在任何有电源的地方快速部署，实现了识别设备的即插即用，尤其适合有分组会议需求的会务活动。在会后，“会务通”平台灵活的报表系统还可以方便地生成所需报表，供会务组织者总结查询。在车辆上安装的身份识别模块还会自动统计乘车人员，并及时触发短信提醒司机开车或迟到人员上车，会议指挥中心亦可在第一时间获知代表的位置情况。  

　　此外，由于本次佛教论坛对安全性保障的需求较高，因此需要在会场各处架设较多的监控设备。但铺设有线监控设备不仅成本高、工期长，后期的回收利用也十分不便。会议指挥部在多方比较后，最终选择了使用无线监控设备，借助移动GPRS/WLAN网络无线传输，无线监控设备实现了即插即用，同时方便回收利用，较好地满足了一些突发性的安全需要。  
会中调度：集中指挥和监控  

　　会议指挥部内，电话忙个不停，总指挥虽然亲自坐镇，并有众多助手协调，但终因信息受量有限，往往觉得所需信息不全，无法在第一时间作出判断。这一场景可以在许多大型会务的现场看到。  

　　如何实时了解和掌握大会各点的即时信息以便作出精确的指挥调度？依靠传统电话通知的方式显然已不能满足需求。  

　　无锡移动“会务通”实现了会务组织的集中指挥和监控。会场签到情况、车辆安排及乘用情况、人员位置等各类信息及酒店、会场、停车场等重要场所的监控图像均可实时投射到会务指挥中心的大屏上，会务管理人员对会场内外所有细节一目了然，确保了各项会务服务的精确实施。  

　　不仅后台管理人员能够实时了解全部的信息，对于前方现场的工作人员和志愿者来说也是如此。本次佛教论坛参会人员众多，指挥部调动了数十辆大巴接送代表，并为每辆大巴设置了工作服务人员。虽然会议代表来自五湖四海，互不熟悉，但工作人员只要通过短信查询，就能够快速确认车上人员信息。例如编辑“#苏B00000*”发送至“会务通”平台特服号106573881261，平台会在几秒钟内即返回苏B00000车辆的上车人员签到信息，并把未上车的人员姓名及联系方式发送至该工作人员的手机上，免除了工作人员因丢失宾客而四处电话“求救”的困扰。  

呼叫中心：拓展会务服务内涵  

　　如果参会代表、工作人员由于某些特殊原因无法通过网络、手机来使用会务通系统（比如国外来宾无法在国内使用其手机），那么如何能够保证其实时获得所需信息？无锡移动“会务通”平台则通过拓展呼叫中心外包服务较好地解决了这一问题。  

　　江苏移动无锡分公司在有效疏通会议期间高密度话务的同时，结合移动12580公用语音平台，搭建了呼叫服务中心，为五湖四海的宾朋提供中、日、韩、英、泰五大语种的24小时会务咨询，以及城市天气、人文、旅游、餐饮等特色信息查询，进一步拓展了会务服务工作的层次和内涵。宾客只需拨打语音服务专线，20位专席话务员将为其提供7×24 的话音服务，解答问题包括任何计划范围内的会议内容，或将呼入电话及时准确地转接到相关负责人手中。此外，江苏移动无锡分公司还利用集团综合V网的优势，将会务人员与指挥中心的固定电话组成集团网，方便内部互相通话。  

应用展望：会务信息化大有可为  

　　目前国内大型会务的信息化建设越来越受重视，成为衡量会展规格、档次的重要标准。江苏移动无锡分公司“会务通”大型会务信息化解决方案在第二届世界佛教论坛上的成功运用，赢得了各方来宾的普遍好评。作为一种会务管理创新模式，“会务通”平台在提高会务交流效率等方面已颇有成效。未来“会务通”平台还将进一步丰富功能应用，在应用于各类政府会议、产品推介会、大型展会、公司小型会议方面将发挥越来越大的作用，在服务大型会务活动构筑长远核心竞争力方面作出新的贡献。  

　　据江苏移动无锡分公司相关人员介绍，“会务通”平台后期将开发基于网络及手机架构的电子认证平台，在向用户发放邀请函/会议通知的同时，开启网络确认及手机确认功能，用户可通过对自己身份的唯一识别码来确认自身身份，以确认参加会议。这样，在会议召开前即可快速有效地搜集汇总参会人员信息，并有效验证其身份。由传统的会务组织者来汇总宾客信息的方式，将演变为来宾主动上传身份信息、系统自动汇总信息，有效节约了时间并提高了效率。  

　　此外，一些颇具移动信息化特色的应用也将慢慢融入“会务通”平台。例如通过含有人员身份信息的会务卡及移动短信网关，可以实现参会人员“名片互换功能”，即两名与会者在识别终端上划卡后，在确认各自信息无误后可点击提交，通过移动短信网关将各自联系方式发送至对方的手机上，一方面避免了出门开会未带名片或名片不够的尴尬，另一方面也充分展示了信息化的便捷。